Kasy fiskalne w praktyce

Podstawa stosowania kas rejestrujących

Obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot należnego podatku od towarów i usług przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Obowiązek ten dotyczy podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Do obrotu wykazywanego w ewidencji, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się kwoty podatku należnego.

Cel stosowania kas rejestrujących

Kasy rejestrujące poza niewątpliwie restrykcyjną funkcją fiskalną, przynoszą również wymierne korzyści podatnikom - właścicielom tych kas. Dzięki kasie rejestrującej podatnik może skutecznie kontrolować swoich pracowników pod względem rzetelności obsługi klienta i uczciwości kasjerów w odprowadzaniu gotówki za sprzedany towar. Kasa pozwala też kontrolować stan zapasów w magazynie i na półkach sklepowych. Wobec powyższego podatnik przed zakupem powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych, wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje jak ww. rejestrację stanów magazynowych lub możliwości rozliczania kasjerów. Przed zakupem celowe jest również rozważenie, czy właściwym urządzeniem będzie kasa przenośna czy też stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Znaczącą sprawą przy tym wyborze kasy jest fakt, jakie możliwości gwarantuje dany model kasy w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi, ponieważ konieczność weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatkowych jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika stosującego kasy rejestrujące. Cennych uwag w tym zakresie może również udzielić wybrany, zaufany serwis kas fiskalnych, który niewątpliwe weźmie pod uwagę profil działalności podatnika.

Prawidłowe określenie przez podatnika terminu rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej

Podstawowym kryterium pozwalającym na prawidłowe ustalenie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego jest kryterium wysokości obrotu, tj. 20.000 zł (tzw. zwolnienie podmiotowe) dla podmiotów kontynuujących, jak i dla rozpoczynających działalność gospodarczą (dla tych ostatnich liczone w proporcji do okresu wykonywania czynności dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w danym roku podatkowym tj. 20.000 zł: 365 dni w roku x liczba dni wykonywania tych czynności w roku podatkowym). Utrata prawa do zwolnienia z ewidencjonowania następuje po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu obrotu.

Podatnicy mogą korzystać ze zwolnień podmiotowo-przedmiotowych jeśli dokonują sprzedaży towarów i świadczenia usług zwolnionych z ewidencjonowania wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia w przypadku gdy udział obrotu z tytułu tych czynności w całkowitym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest większy niż 80%.

Niektórzy podatnicy mogą też korzystać ze zwolnień przedmiotowych określonych dla czynności wymienionych w części II załącznika do rozporządzenia, są to min :

• dostawa towarów w systemie wysyłkowym przy spełnieniu określonych warunków,

• świadczenie usług na rzecz w/w, jeżeli zapłata za wykonaną czynność w całości odbywa się za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Jednocześnie należy mieć na uwadze fakt, iż ustawodawca przewidział szereg wyłączeń ze zwolnień podmiotowo – przedmiotowych, wykonanie tych czynności rodzi konieczność ich ewidencjonowania z chwilą wykonania czynności są to przykładowo:

• dostawy gazu płynnego, części do silników, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, sprzętu fotograficznego, wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, perfum i wód toaletowych

• oraz świadczenia usług np.: przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania), w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych - z wyłączeniem usług notarialnych, doradztwa podatkowego, związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne również sezonowo, catering, fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Fiskalizacja kasy

Przez fiskalizację kasy rozumie się jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego, zatem dokonanie przez serwisanta zaprogramowania nagłówka widniejącego na paragonie fiskalnym, w tym np. NIP, jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną. Fiskalizację kasy przeprowadza upoważniony do serwisowania danego typu kasy pracownik firmy serwisowej. Jeżeli podatnik nie jest podatnikiem VAT, to również ważnym jest, aby kasa była zaprogramowana tak, aby nie naliczała podatku VAT. Podatnik przy fiskalizacji kasy potwierdza zgodność wszystkich danych, podpisując w książce serwisowej, iż kasa została zaprogramowana i ufiskalniona zgodnie z jego życzeniem. Po fiskalizacji kasy, sprzedaż może być dokonywana wyłącznie w trybie fiskalnym, a korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej.

Obowiązek podatnika - do wykonania przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej

Podatnik obowiązany jest do złożenia we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które należy złożyć przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Podatnicy, którzy dokonują zgłoszenia jednej kasy mogą to zrobić na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy (załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących), o ile złożą to zgłoszenie przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Obowiązek podatnika - do wykonania po fiskalizacji kasy i rozpoczęciu ewidencjonowania obrotu za jej pomocą

Podatnik jest obowiązany do złożenia „Zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy” zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Formularz ten należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Numer ewidencyjny kasy nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy, należy go nanieść w sposób trwały na obudowę kasy. Ponadto należy dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, dołączanej przez sprzedawcę kasy do każdego urządzenia. Książka kasy powinna być prowadzona przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. W przypadku utraty książki kasy, podatnicy powinni zwrócić się niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Ewidencjonowanie obrotu

Podatnicy, są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas rejestrujących, która została zgłoszona do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, liczba ta jest właściwa na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca, podatnicy są zobowiązani wprowadzać kolejne kasy rejestrujące w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących, przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania. Taki sposób wprowadzania ewidencjonowania powoduje wydłużenie okresu zwolnienia z tego obowiązku w części obrotu realizowanego na stanowiskach kasowych niewyposażonych w kasy. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż powyższego przepisu nie stosuje się do obrotu wynikającego z czynności wyłączonych ze zwolnień podmiotowo – przedmiotowych (wymienionych powyżej) np. sprzedaż papierosów, alkoholu, części samochodowych, usług kosmetycznych, itd.

Ponieważ zapisy kasy fiskalnej stanowią księgę podatkową (art. 53 § 21 pkt 5 ustawy Kodeks karny skarbowy (Kks)), zatem w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wynikający z art. 60 § 1 Kks podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Podstawowe obowiązki podatnika stosującego ewidencję za pomocą kasy rejestrującej na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń

Podatnicy są obowiązani:

• do wydania nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego,

• sporządzania raportów fiskalnych:

  • dobowych - po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz

  • miesięcznych - po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu,

• ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej w przypadku awarii kasy lub w przypadku jej braku zap...