System archiwizowania dokumentów w wersji elektronicznej

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 8 stycznia 2016 roku nr IPPP2/4512-1052/15-4/AO.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki. W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub jpg, tiff, dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w dokumentach. Każdy dokument będzie posiadał indywidualną nazwę, która będzie odróżniać go od innych dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i szybkie odszukanie w systemie. Skany dokumentów będą przechowywane w systemie informatycznym Spółki, na serwerze znajdującym się w Niemczech, w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu, podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć. Po zeskanowaniu dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, dokumenty w formie papierowej będą niszczone.

Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zaznacza, że również ta część dokumentów która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną, również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do dokumentów przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej, na ich żądanie. Ponadto przedmiotowe dokumenty będą przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, a Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawart...