Omówienie JPK_VAT(3) oraz zmian VAT w 2018 roku

1. Jednolity Plik Kontrolny (JPK i JPK_VAT)

1.1. Podstawowe zmiany

Od stycznia 2018 roku przekazywanie ewidencji VAT w formacie elektronicznym za pomocą pliku JPK stało się obowiązkowe także dla mikroprzedsiębiorców (podatników VAT, którzy składają deklaracje VAT-7 lub VAT-7K, a ich obroty nie przekroczyły 2 mln euro i zatrudniają mniej niż 10 osób). Od 2018 roku wszyscy podatnicy muszą również prowadzić elektroniczną ewidencję VAT (rejestr sprzedaży VAT i rejestr zakupów VAT). Od 1 lipca 2018 roku dla mikroprzedsiębiorców wchodzi obowiązek udostępniania pozostałych plików JPK.

Zgodnie z informacją zamieszczoną przez Ministerstwo Finansów nowa struktura JKP_VAT (3) będzie obowiązywać od 1 stycznia 2018 roku. Natomiast Pliki JPK_VAT za miesiące wrzesień-grudzień 2017 roku należy przesyłać zgodnie z dotychczas obowiązującą strukturą - JPK_VAT (2).

1.2. Ewidencja VAT

Obowiązek prowadzenia ewidencji dla podatku VAT przewidziany jest w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Uregulowanie to nie przewiduje wzoru ewidencji, jednak powinna ona umożliwiać prawidłowe ustalenie kwoty podatku.

Nowe brzmienie art. 109 ust. 3 weszło w życie z dniem 1 stycznia 2017 roku. Zgodnie z brzmieniem nowego przepisu podatnicy (z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9), są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą daneniezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.

Ewidencja powinna zawierać w szczególności:

• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

• wysokości kwoty podatku należnego,

• korekt podatku należnego,

• kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego,

• korekt podatku naliczonego,

• kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

• dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Od 1 stycznia 2018 roku obowiązuje nowy ust. 8a w art.109, który stanowi, że ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

1.3. Czym jest JPK i JPK_VAT

Jednolity Plik Kontrolny – JPK, to zestaw informacji o operacjach gospodarczych przedsiębiorcy za dany okres. Przesyła się go wyłącznie w wersji elektronicznej. Dane są pobierane bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych przedsiębiorstwa. JPK posiada określony układ i format (schemat xml), który ułatwia jego przetwarzanie.

JPK dla potrzeb VAT - JPK_VAT to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres. JPK obowiązkowe to ewidencja zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT.

Poszczególne struktury JPK są następujące:

• księgi rachunkowe – JPK_KR,

• wyciąg bankowy – JPK_WB,

• magazyn – JPK_MAG,

• faktury VAT – JPK_FA,

• podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,

• ewidencja przychodów – JPK_EWP,

• ewidencja zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT.

Struktury JPK publikowane są na stronie ministerstwa finansów w serwisie finanse, zakładka JPK.

Pamiętaj: Plik JPK_VAT przesyła się co miesiąc, tj. do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, bez wcześniejszego wezwania organu podatkowego.

Struktury, które przesyłane są na żądanie organu podatkowego (od 1 lipca 2018 roku obowiązek dla mikroprzedsiębiorców) to:

• księgi rachunkowe – JPK_KR

• wyciąg bankowy – JPK_WB

• magazyn – JPK_MAG

• faktury VAT – JPK_FA

• podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

• ewidencja przychodów – JPK_EWP.

JPK_VAT nie muszą składać podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku od towarów i usług, wskazane w ustawie o VAT. Chodzi o:

• sprzedaż wyłącznie towarów i świadczenie usług zwolnionych z VAT (zwolnienie przedmiotowe – art. 43 ust. 1),

• zwolnienie podmiotowe (m. in. dla podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 tys. zł – art. 113 ust. 1 lub 9),

• organizacje międzynarodowe, które realizują zadania publiczne (art. 82 ust. 3).

1.4. Jak utworzyć i wysłać JPK_VAT

JPK_VAT składa się z danych identyfikujących podatnika i właściwy urząd skarbowy (np. NIP, REGON, kod urzędu skarbowego) oraz danych, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i zakupowych. JPK_VAT odzwierciedla dane zawarte w ewidencji zakupu i sprzedaży.

Pamiętaj: Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi ujętymi w deklaracji VAT.

Podatnik, który sam rozlicza VAT i nie korzysta z usług biur rachunkowych lub programów księgowych, może skorzystać z bezpłatnego narzędzia przygotowanego przez Ministerstwo Finansów (dostępne na stronie na stronie ministerstwa finansów w serwisie finanse, zakładka JPK).

Do wysyłania plików JPK_VAT potrzebny jest certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany (eGo). Najłatwiej jest załatwiać sprawy urzędowe online, a do tego celu potrzebny jest profil zaufany (eGo). Jest to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu można potwierdzać swoją tożsamość w internecie (służy jako elektroniczny podpis). Za jego pomocą można łatwo, szybko i bezpiecznie wysyłać oraz sprawdzać dokumenty w różnych serwisach urzędowych. Profil zaufany można założyć przez internet lub w punkcie potwierdzającym. Punkty potwierdzające to różne urzędy i banki. Wniosek o założenie profilu zaufanego należy wysyłać przez internet, a swoje dane potwierdzić osobiście w dowolnym punkcie potwierdzającym (również za granicą).

Profil zaufany przez internet można założyć za pomocą internetowego konta bankowego lub certyfikatu kwalifikowanego. Profil zaufany to zbiór informacji o użytkowniku. Wprowadzone dane są weryfikowane. Dzięki temu każda osoba, która ma profil zaufany, jest wiarygodna – nikt nie może się pod nią podszyć. Dane na profilu zaufanym są odpowiednio zabezpieczone, aby nikt – poza właścicielem – nie miał do nich dostępu i nie mógł ich wykorzystywać. Za pomocą profilu zaufanego potwierdza się swoją tożsamość w internecie i podpisuje elektroniczne dokumenty. Dzięki profilowi zaufanemu można korzystać z setek usług online na wielu portalach urzędowych.

Profil zaufany może założyć każdy, kto ma numer PESEL, można założyć go od razu, a usługa ta jest bezpłatna. Profil zaufany ważny jest 3 lata, a jego ważność można przedłużać o kolejne 3 lata.

Instukcja, jak krok po kroku założyć profil zaufany, znajduje się na stronie Ministerstwa Cyfryzacji: www.obywatel.gov.pl

1.5. Zmiany w strukturze JPK dla ewidencji VAT

W wersji JPK_VAT (2) w elemencie CelZlozenia możliwe było wskazanie, czy plik składany jest po raz pierwszy poprzez wskazanie wartości „1”, czy też stanowi złożenie korekty przesyłanego uprzednio pliku poprzez wskazanie wartości „2”. Zgodnie z nową strukturą pierwotne złożenie JPK będzie oznaczane w elemencie CelZlozenia wartością „0”. Poszczególne korekty JPK powinny być kolejno numerowane. Wartości od 1 będą oznaczały złożenie pierwszej i kolejnych korekt.

W strukturze JPK_VAT(3) wprowadzono nowy obowiązkowy element NazwaSystemu, który zgodnie z opisem tego elementu powinien zawierać nazwę systemu, z którego pochodzą dane. W nagłówku zrezygnowano z elementów domyślny KodWaluty oraz KodUrzedu.

Zmieniony został również zakres podawanych danych identyfikacyjnych podmiotu. Należy podawać wyłącznie: NIP oraz nazwy składającego podmiotu (PelnaNazwa). Wprowadzono też dodatkowy, nieobowiązkowy element - Email. Pozostałe dane, np. dane adresowe, nie powinny znajdować się w plikach JPK_VAT(3). Zgodnie z wyjaśnieniami resortu finansów, nieobowiązkowe pole zawierające adres e-mail ułatwić ma szybki kontakt z podatnikiem w przypadku niezgodności w złożonym JPK_VAT.

1.6. Pytania i odpowiedzi

1) W jaki sposób przygotować plik JPK_VAT?

Podatnik który nie korzysta z oprogramowania księgowego z możliwością generowania plików w formacie XML, w celu przygotowania własnego pliku może pobrać plik JPK_VAT.csv, udostępniony przez Ministerstwo Finansów i wypełnić według własnych potrzeb w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym. Tak przygotowany plik można wysłać z bezpłatnej aplikacji Klient JPK 2.0.

2) Jak wysłać JPK_VAT? Czy można to zrobić samemu?

Przygotowany JPK_VAT w formacie CSV należy w aplikacji Klient JPK 2.0 zamienić (przekonwertować) na format XML, używając opcji „Konwersja pliku CSV do XML”. Tak przygotowany dokument jest gotowy do wysyłki, której dokonuje się poprzez użycie opcji „Wyślij dokument” aplikacji Klient JPK 2.0.

3) Jak podpisywać JPK_VAT?

JPK_VAT mogą być podpisywane w aplikacji Klient JPK 2.0 kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przy użyciu profilu zaufanego e-PUAP (eGo).

Wysyłka pliku JPK_VAT w czyimś imieniu wymaga uprzedniego złożenia w urzędzie skarbowym pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1).

4) Co jest dowodem prawidłowego wysłania JPK_VAT?

Dowodem prawidłowego wysłania pliku JPK_VAT jest uzyskanie dla wysłanego pliku statusu 200 „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. Wygenerowano UPO”.

5) Jak pobrać UPO dla wysłanego JPK_VAT?

W celu pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) dla poprawnie wysłanego JPK_VAT można skorzystać z funkcjonalności aplikacji Klient JPK 2.0 (kafel „Historia”) lub aktywnego formularza UPO_JPK.pdf.

6) Jeżeli podatnik rozlicza się w VAT kwartalnie i składa deklaracje VAT-7K, to czy może przesyłać JPK_VAT również kwartalnie?

Nie, JPK_VAT musi być przesyłany za okresy miesięczne, w terminie do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

7) Czy podatnik, który składa „zerową” deklarację VAT, ma obowiązek przesłania JPK_VAT?

Podatnicy, którzy mają obowiązek na podstawie art.109 ust. 3 ustawy o VAT prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupu, mają również obowiązek składania comiesięcznego pliku JPK_VAT. W takim przypadku należy wypełnić nagłówek pliku JPK_VAT oraz część zawierającą dane identyfikujące podmiot. Pozostałych pozycji nie należy wypełniać.

8) Czy rolnik, który jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, składa deklaracje VAT i prowadzi jedynie działalność rolniczą podlega obowiązkowi składania JPK_VAT?

Tak, rolnik, który jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, ma obowiązek przesyłania plików JPK_VAT.

9) Czy w JPK_VAT powinny być wykazywane wszystkie wystawione faktury, czy też jedna kwota zbiorcza, obejmująca sumę wystawionych faktur?

W JPK_VAT muszą być ujęte wszystkie wystawione faktury (faktura po fakturze).

10) Jak wykazać w JPK_VAT fakturę do paragonu?

W przypadku faktur wystawionych do sprzedaży paragonowej dla podatników VAT należy wykazać fakturę w JPK_VAT. Jeżeli faktura jest wystawiona na podatnika VAT po zaksięgowaniu sprzedaży paragonowej, należy wyksięgować zafakturowaną wartość ze sprzedaży paragonowej i wykazać sprzedaż na podstawie faktury.

W przypadku wystawienia faktury po wysłaniu JPK_VAT za dany okres należy przesłać skorygowany plik z wykazaną fakturą.

Nie trzeba dokonywać zmian w zapisach ewidencji VAT, w sytuacji wystawienia faktury do sprzedaży paragonowej dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Taka sprzedaż może być udokumentowana wyłącznie paragonami i wpisana zbiorczo – wówczas w poszczególnych pozycjach obowiązkowych należy wpisać „sprzedaż paragonowa”. Jeżeli więc faktura została wystawiona na rzecz konsumenta, wówczas takiej nie trzeba wykazywać odrębnie w JPK_VAT.

11) Czy w JPK _VAT dokumenty muszą być ułożone wg daty ujęcia w ewidencji VAT?

Nie, kolejność zapisu faktur w JPK_VAT nie ma znaczenia. Istotne jest, aby zawartość ewidencji odpowiadała deklaracji lub jej korekcie. Kwestia numeracji należy do decyzji podatnika.

12) Jak ująć zmianę JPK_VAT w sytuacji, gdy wartość korekt ujemnych powoduje, że wartości deklaracji są ujemne? Czy kwoty powinny być prezentowane z minusem?

Jeżeli wielkości korekt przyjmują wartości ujemne, tak też (tj. ze znakiem minus) należy je wykazać w JPK_VAT.

13) Czy pole „K_44” dla „Ewidencji zakupu VAT” opisane jako „Wartość faktury netto” ma dotyczyć tylko tej część faktury, w której dokumentuje ona transakcje z kwotą podatku różną od zera (tj. innych niż zwolnione z VAT, opodatkowane stawką VAT 0%), czy całości faktury?

Biorąc pod uwagę, że odpowiednie pola JPK_VAT mają uzgadniać się z deklaracją VAT w przypadku wypełniania pola K_44 należy przyjąć identyczną metodę, to znaczy uwzględnić tylko część faktury, która dokumentuje transakcje zawierające kwotę podatku do odliczenia. Jeżeli więc podatnik odlicza np. 50% kwoty podatku naliczonego z tytułu zakupu paliwa, to wykazuje tylko 50% kwoty netto z takiej faktury. Podatnik nie powinien wykazywać w ogóle faktur ze zwolnieniem, stawką 0% VAT.

14) Czy pozycja „podatek należny” może zawierać znak minus w przypadku ujęcia większej ilości faktur korygujących w stosunku do faktur sprzedażowych?

Jeżeli kwoty podatku należnego przyjmują wartości ujemne, to należy je tak wykazać w JPK_VAT.

15) Czy jeżeli podatnik posiada kilka kas rejestrujących, może dokonać jednego zapisu zbiorczego na podstawie kilku raportów okresowych, czy każdy raport okresowy z każdej kasy powinien być wprowadzony odrębnie?

Podatnik może dokonać jednego zapisu zbiorczego dla wszystkich posiadanych kas rejestrujących.

16) Czy w strukturze JPK_VAT należy uwzględniać także paragony fiskalne do momentu utworzenia oddzielnej struktury dla paragonów fiskalnych?

Tak, zbiorczo na podstawie dowodu „Raport fiskalny okresowy”.

17) W jakich sytuacjach podatnik ma obowiązek przesłania korekty JPK_VAT?

Korektę JPK_VAT należy złożyć między innymi w przypadku zmiany pozycji dotyczących: podatku należnego, podatku naliczonego, błędów dotyczących dat, w przypadku zmiany danych kontrahenta uniemożliwiających jego identyfikację.

18) Czy należy wysyłać korektę JPK_VAT w sytuacji dokonania korekty deklaracji VAT-7, która polega wyłącznie na zmianie kwot: kwota do zwrotu na rachunek bankowy podatnika i kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy?

W takim przypadku nie ma podstaw do złożenia korekty JPK_VAT.

19) W jakim terminie należy złożyć korektę JPK_VAT?

W przypadku podatników obowiązanych do składania deklaracji VAT miesięcznie, korektę JPK_VAT należy złożyć niezwłocznie po skorygowaniu deklaracji VAT-7 lub po otrzymaniu informacji o wprowadzeniu błędnych danych kontrahenta.

W przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie korekty za poszczególne miesiące należy złożyć niezwłocznie po zidentyfikowaniu błędów uzasadniających jej dokonanie w pliku.

20) Czy w JPK_VAT powinny być prezentowane faktury dokumentujące sprzedaż usług, dla których miejscem świadczenia jest kraj siedziby nabywcy, tj. terytorium kraju UE lub terytorium kraju trzeciego?

Tak, ustawodawca przewidział raportowanie transakcji dostawy towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju, w tym świadczenia usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług w deklaracji VAT-7. Przedmiotowe transakcje winny być raportowane w poz. 11 oraz odpowiednio poz. 12 deklaracji VAT-7 i analogicznych pozycjach (K_11 i K_12) JPK_VAT. Obecnie obowiązujące wzory deklaracji dla podatku od towarów i usług określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2016 r. w sprawie wzorów deklaracji dla podatku od towarów i usł...