Czym jest system samodzielnej księgowości i jakie może oferować funkcje
W samodzielnej księgowości nie musimy liczyć wszystkiego ręcznie od zera. To model, w którym przedsiębiorca sam prowadzi bieżące rozliczenia, pilnuje dokumentów i terminów oraz korzysta z narzędzia, które porządkuje powtarzalne czynności. W zależności od formy działalności system do prowadzenia samodzielnej księgowości może obejmować prowadzenie KPiR albo ryczałtu, ewidencję VAT, generowanie plików JPK i deklaracji podatkowych, a także obsługę faktur, kosztów, środków trwałych czy amortyzacji. W przypadku Systim możemy mówić także o funkcjach związanych z automatycznym księgowaniem wybranych dokumentów, faktur cyklicznych, dokumentów magazynowych, płatnościami, raportami i dodatkowymi modułami do zarządzania firmą. Samodzielność nie oznacza robienia wszystkiego ręcznie, tylko przejęcie kontroli nad rozliczeniami przy wsparciu programu, który optymalizuje najczęściej wykonywane operacje i pozwala trzymać całość dokumentacji w jednym miejscu.
Nie każda mała firma oznacza prostą księgowość
Jednoosobowa działalność usługowa z kilkoma fakturami miesięcznie to inna sytuacja niż sklep internetowy, firma handlowa albo biznes, w którym dokumenty kosztowe trafiają z wielu miejsc. Z zewnątrz każda z tych firm może wyglądać podobnie. W rozliczeniach różnica jest duża, bo rośnie liczba operacji, wyjątków i rzeczy do sprawdzenia.
Przy działalności o małej liczbie dokumentów i powtarzalnym modelu działania samodzielna księgowość jest zwykle łatwiejsza i tańsza w utrzymaniu. Taki układ ma sens wtedy, gdy sprzedaż jest przewidywalna, koszty są regularne, a dokumenty trafiają do jednego obiegu. Trudności zaczynają się wtedy, gdy część kosztów przychodzi z opóźnieniem, sprzedaż odbywa się kilkoma kanałami albo firma coraz częściej wraca do korekt.
Kiedy samodzielna księgowość naprawdę się opłaca
Sam koszt usługi nie wystarcza, żeby ocenić jego opłacalność. Trzeba doliczyć czas, ryzyko błędów i liczbę sytuacji, w których trzeba wracać do dokumentów zamiast zamykać sprawy na bieżąco. Samodzielny model ma sens wtedy, gdy rozliczenia nie zabierają regularnie czasu potrzebnego na sprzedaż, obsługę klientów i bieżące prowadzenie firmy.
Najczęściej opłaca się to przy firmie, która ma prosty obieg dokumentów i niewiele zmiennych. Dokument sprzedażowy powstaje w jednym miejscu, koszt daje się łatwo przypisać, a terminy są wpisane w stały rytm tygodnia albo miesiąca. Jeżeli większość spraw wymaga osobnego sprawdzania, dopisywania albo poprawiania, oszczędność szybko robi się pozorna.
Jakie obowiązki najłatwiej wywracają cały porządek w dokumentacji
Najwięcej problemów nie bierze się z jednego dużego błędu, tylko z kilku powtarzających się zaniedbań. To one najczęściej sprawiają, że samodzielna księgowość zaczyna zabierać więcej czasu, niż miała oszczędzać.
- dokumenty kosztowe trafiają do rozliczenia z opóźnieniem albo w nieuporządkowanej formie,
- terminy podatków, składek i zamknięcia miesiąca nie są wpisane w stały plan pracy,
- korekty wracają regularnie i trzeba do nich wracać kilka razy,
- część sprzedaży jest rozliczana w innym systemie niż reszta,
- zdarza się, że nie wszystkie dokumenty zostały ujęte w rozliczeniach
Każdy z tych punktów osobno wydaje się drobny. Szybko jednak zaczynają nakładać się na siebie tworząc “efekt kuli śnieżnej”. Firma traci wtedy porządek w dokumentach i jasny obraz tego, co zostało już rozliczone, a co nadal czeka.
Co pomaga nie pogubić się w obowiązkach
Najlepiej działa prosty i powtarzalny układ pracy. Dokumenty powinny trafiać w jedno miejsce, koszty muszą być opisywane według jednego schematu, a terminy nie mogą zależeć od pamięci ani od wolnej chwili pod koniec miesiąca. Bez takiego porządku nawet mała liczba dokumentów potrafi zamienić się w stałe nadrabianie zaległości.
Pomocne bywa też jedno narzędzie do wystawiania dokumentów i pilnowania bieżących spraw. Prawdopodobnie największą zaletą posiadania jednego systemu samodzielnej księgowości będzie to, że często zastępuje kilka osobnych rozwiązań używanych równolegle. Tam, gdzie samodzielna księgowość ma być realnym wsparciem, system powinien ułatwiać codzienną organizację pracy: zbieranie dokumentów, kontrolę terminów i porządek w danych.
Sprawdź, jak zacząć pracę z systemem samodzielnej księgowości: Instruktaż – wszystko co musisz wiedzieć o systemie uproszczonej księgowości
Kiedy lepiej odpuścić pełną samodzielność
Granica pojawia się wtedy, gdy liczba dokumentów, terminów i wyjątków rośnie szybciej niż zdolność sprawowania nad nimi kontroli. Zwykle dzieje się to gdy zaczynamy zatrudniać pracowników, zwiększa się liczba transakcji, mamy kilka źródeł przychodu albo potrzebujemy częstszych korekt. W takim układzie księgowość przestaje być prostą częścią zaplecza firmy i zaczyna regularnie zajmować czas, który powinien iść na sprzedaż, obsługę klientów albo rozwój działalności.
Najważniejsze przy podejmowaniu decyzji są więc trzy rzeczy: liczba dokumentów, powtarzalność operacji i kontrola nad terminami. Samodzielny model zwykle ma sens wtedy, gdy firma jest przewidywalna, dokumentów jest mało, a obieg danych da się zamknąć w jednym rytmie pracy. Jeżeli przedsiębiorca coraz częściej wraca do starych spraw, pilnuje terminów ręcznie i nie ma pewności, czy wszystko zostało ujęte poprawnie, to znak, że koszt czasu, staje się wyższy niż cena opłacania księgowej/księgowego do pomocy. Wtedy warto spojrzeć nie tylko na cenę usługi, ale też czas zabrany z prowadzenia firmy.
