Archiwizowanie i obieg dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 31 stycznia 2017 roku nr 1462-IPPP3.4512.15.2017.1.JŻ

Sytuacja Podatnika

Spółka jest liderem kompleksowych rozwiązań w dziedzinie gospodarowania odpadami, recyklingu oraz usług środowiskowych. Wnioskodawca, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur. Część przedmiotowych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, a część elektronicznie.Aktualnie Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne.

W nowym systemie, Dokumenty otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej, na serwerze znajdującym się w Szwecji. Przedmiotowy serwer zostanie odpowiednio zabezpieczony przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych, w tym także zagwarantowana będzie ciągłość jego cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Dokumentów. Dostęp do serwera będzie także fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do systemu informatycznego, dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zaznacza przy tym, iż ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie wyodrębnione w tym celu konto mailowe), również będzie archiwizowana w nowym systemie, wyłącznie w formie elektronicznej.Czy wdrażany przez Wnioskodawcę nowy system archiwizowania i obiegu Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodny z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług?

Stanowisko Dyrektora

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług, ilekroć mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej rozumie się p...