Wymiana pamięci kasy z powodu błędnego NIP-u i obowiązek zwrotu odliczonej ulgi

Odpowiedź

Jeżeli stosowane do tej pory urządzenie było kasą z elektronicznym zapisem kopii to Czytelniczka może podjąć decyzję o wymianie pamięci i dalszym używaniu kasy jako rezerwowej. W takim przypadku nie powstanie obowiązek zwrotu dokonanego odliczenia.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: 

• wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży; 
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy; 
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów; 
• poddawać kasy rejestrujące w terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących; 
• zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej (art. 111 ust. 3a pkt 1-4 i pkt 13 ustawy). 

Powyżej cytowane przepisy zostały również doprecyzowane przez zapisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących m.in. w zakresie obowiązku sprawdzania przez podatnika poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku oraz niezwłocznego zgłaszania podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy  (§ 9 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia).
Zgodnie z § 25 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wydany klientowi paragon fiskalny zawiera m.in.:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
• numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP).

Niestety, nie każdą awarię lub nieprawidłowość np. wprowadzenie błędnych danych identyfikujących podatnika nawet w przypadku ingerencji serwisu głównego można usunąć. W takim przypadku jak ten zachodzi wówczas konieczność wymiany modułu fiskalnego lub całkowita likwidacja stosowanego przez podatnika urządzenia. 
Należy pamiętać, iż pamięć fiskalna kasy to urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny, niezmienialny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). 
Pamięć fiskalna uruchamiana jest podczas fiskalizacji kasy, przez którą rozumie się zgodnie z zapisem  § 2 pkt 4 lit. b ww. rozporządzenia, jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego, zatem zaprogramowania nagłówka widniejącego na paragonie fiskalnym, w tym nr NIP, jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną a raz wprowadzone dane po zatwierdzeniu operacji, nie podlegają weryfikacji. W zaistniałej sytuacji jedynym prawidłowym rozwiązaniem jest odczyt pamięci fiskalnej kasy lub jej likwidacja, ponieważ ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kasy z błędnie wprowadzonym numerem identyfikacji podatkowej podatnika jest działaniem wbrew obowiązującym przepisom.
W opisanej sytuacji Czytelniczka może zakończyć używanie kasy i wówczas będzie zobowiązana do:

• wystawienia raportu fiskalnego dobowego i raportu fiskalnego okresowego (miesięczny),
• niezwłocznego, przy pomocy serwisanta, dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenia z tej czynności protokołu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia,
• złożenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego:
  –    protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia oraz
  –        wraz z dokumentami, o których mowa powyżej, wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia (§ 34 rozporządzenia).

W sytuacji, gdy celem podatnika jest dalsze używanie kasy odczyt z pamięci kasy dokonywany jest  z uwagi na wymianę pamięci fiskalnej. 
Urządzenie po zainstalowaniu nowego modułu zostanie ponownie ufiskalnione przez uprawniony serwis kas, a Pani dokona zgłoszenia aktualizacyjnego danych dotyczących kasy z nowym numerem unikatowym - w terminie 7 dni od otrzymania kasy z serwisu. 
Nie należy jednak w takim przypadku składać do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z prowadzonej przez niego CEKR. W wyniku wymiany pamięci fiskalnej kasie zostaje nadany nowy numer unikatowy, nadany numer ewidencyjny pozostanie bez zmian i nadal będzie mogła być prowadzona ewid...