Brakujące i ujawnione środki trwałe po inwentaryzacji

Postawione przez czytelnika pytanie jest dość złożone, w związku z czym, należy rozpatrzyć kilka wariantów sytuacyjnych. W pierwszej kolejności, w przypadku stwierdzenia niedoborów i nadwyżek w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych, należy dokonać odpowiednich księgowań na kontach środków trwałych i drugostronnie na koncie „Rozliczenie nadwyżek i niedoborów” a następnie wyjaśnić powody powstania różnic.

Niedobór

I tak w przypadku niedoborów w pierwszej kolejności dokonujemy wyksięgowania środka trwałego, przykładowo w następujący sposób:

- Ma Środek trwały (wartość brutto): 100 tys. zł

- Wn Umorzenie: 80 tys. zł

- Wn Rozliczenie niedoborów: 20 tys. zł

W przypadku niedoboru możemy mieć do czynienia z niedoborem zawinionym osoby odpowiedzialnej materialnie za środek trwały lub niezawinionym. W przypadku stwierdzenia winy osoby materialnie odpowiedzialnej wartość nieumorzonej części środka trwałego obciąży pracownika, a księgowanie będzie wyglądało następująco:

- Ma Rozliczenie niedoborów: 20 tys. zł

- Wn Rozrachunki z pracownikami : 20 tys. zł

W przypadku stwierdzenia, iż osoby materialnie odpowiedzialne nie ponoszą winy, i że pomimo dołożenia należytej staranności nie dało się uniknąć niedoboru (np. kradzieży), wartość nieumorzonej części środka trwałego obciąży pozostałe koszty operacyjne, a księgowanie będzie wyglądało następująco:

- Ma Rozliczenie niedoborów: 20 tys. zł

- Wn Pozostałe koszty operacyjne : 20 tys. zł

Nadwyżka

W przypadku stwierdzenia nadwyżek środków trwałych należy również je wyjaśnić. Do przykładowych przyczyn powstania nadwyżek możemy zaliczyć:

a) ujawnienie środka trwałego otrzymanego nieodpłatnie i niezaewidencjonowanego w momencie otrzymania,

b) omyłkowe wykreślenie z rejestru środków trwałych (np. przy sprzedaży lub likwidacji innego podobnego środka trwałego),

c) ujawnienie środka trwałego używanego na podstawie umowy najmu lub leasingu (tzw. nadwyżka pozorna),

d) ujawnienie środka trwałego bez możliwości wyjaśnienia przyczyny.

I tak, dla wymienionych wyżej przykładów:

Ad a) Należy wprowadzić środek trwały do ewidencji i zaksięgować z jednej strony na kontach środków trwałych a z drugiej na rozliczeniach międzyokresowych przychodów. Od momentu wprowadzenia dokonywać systematycznych odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przyjętymi stawkami. Z drugiej strony należy dokonywać proporcjonalnych odpisów z rozliczeń międzyokresowych przychodów w pozostałe przychody operacyjne.

Ad b) Będziemy mieli do czynienia z sytuacją, w której należy rozważyć możliwość kompensaty (o czym będzie jeszcze mowa poniżej). Ujawnieniu jednego środka trwałego będzie jednocześnie towarzyszyć niedobór innego. Tak więc, w zależności od wartości wspomnianych środków trwałych dokonanie korekty stanu rzeczywistego skutkować będzie pozostałymi przychodami lub pozostałymi kosztami operacyjnymi.

Ad c) Należy w pierwszej kolejności przeanalizować zawarte umowy najmu lub leasingu i w przypadku stwierdzenia,...