Krajowy System e-faktur istotnie wpływa na ten najważniejszy element dokumentu potwierdzającego sprzedaż w podatku VAT.
Jaki format ma e-Faktura?
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Struktura logiczna FA(3)
- Strukturę logiczną w wersji FA(2) obowiązującą od 1 września 2023 r. należy stosować do 31 stycznia 2026 r.
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej będzie struktura logiczna FA(3).
Ważne!
Od 1 lutego 2026 r. do wszystkich wystawianych faktur ustrukturyzowanych będzie stosowana wyłącznie struktura logiczna FA(3).
Czym zatem jest faktura ustrukturyzowana i jakie zmiany wprowadza w dacie wystawienia faktury?
Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług).
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 poz. 1557 ze zm.).
Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybie online
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF.
Ważne dla wystawcy faktur i księgowego!
Powyższa zasada dotyczy wyłącznie przypadku, gdy faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF w tym samym dniu, co data wskazana w polu P_1.
Uwaga!
Art. 106na ust. 1 ustawy stanowi, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Dotyczy to sytuacji gdy data wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w trybie „online”) wskazana jest przez podatnika w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania faktury do KSeF.
Przykład
Podatnik wystawia fakturę w trybie „online”. W polu P_1 podatnik wskazał 2026-02-01 i fakturę przesłał do KSeF w tym samym dniu, tj. 2026-02-01. Fakturze został nadany numer KSeF w dniu 2026-02-02.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy, uznaje się, że faktura została wystawiona w dniu 1 lutego 2026 r. czyli w dacie jej przesłania do KSeF.
Istnieje szereg przypadków, w których data wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazana przez podatnika w polu P_1, stanowi formalną datę wystawienia faktury (kluczową dla weryfikacji terminowości wystawienia faktury).
Mowa tu jest o:
- fakturze wystawionej w trybie „offline24” (art. 106nda ust. 7 ustawy4),
- fakturze wystawionej w trybie „online”, gdy data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 (art. 106nda ust. 7 w związku z art. 106nda ust. 13 ustawy5),
- fakturze wystawionej w trybie „offline” w związku z niedostępnością KSeF (art. 106nda ust. 7 w związku z art. 106nh ust. 4 ustawy),
- fakturze wystawionej w trybie awaryjnym w związku z awarią KSeF (art. 106nf ust. 9 ustawy).
Przykład
Podatnik wystawia fakturę w trybie „offline24”. W polu P_1 podatnik wskazał 2026-02-01, natomiast fakturę przesłał do KSeF w kolejnym dniu roboczym 2026-02-02. Fakturze został nadany numer KSeF w dniu 2026-02-02.
Zgodnie z art. 106nda ust. 7 ustawy, uznaje się, że faktura została wystawiona w dniu 1 lutego 2026 r., czyli w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1.
Przykład
Podatnik wystawia fakturę w trybie „online”. W polu P_1 podatnik wskazał 2026-02-01 i fakturę przesłał do KSeF dwa dni później, tj. 2026-02-03. Fakturze został nadany numer KSeF w dniu 2026-02-03.
Zgodnie z art. 106nda ust. 7 w związku z art. 106nda ust. 13 ustawy, uznaje się, że faktura została wystawiona w dniu 1 lutego 2026 r., czyli w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1.
Informacja Ministerstwa Finansów
Uwaga!
Z perspektywy interfejsu API będzie możliwość deklaracji trybu „offline”. W przypadku braku takiej deklaracji system domyślnie zakłada, że jest to tryb „online”.
Z perspektywy systemu wyróżniamy tryb „online” i tryb „offline”. W przypadku weryfikacji faktury za pomocą linku podatnik może zobaczyć tryby „online”/”offline”.
Tryb „offline24” jest w tym wypadku rozpoznawany jako „offline” dla przypadku gdy data przesłania do KSeF = data z pola P_1 +1 dzień.
Jak się ma data i czas wytworzenia dokumentu e-faktury do pola data wystawienia (P_1)?
Podatnik musi zapamiętać, iż data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.
PODSUMOWANIE DO ZAPAMIĘTANIA – NOWOŚĆ!
Jeżeli zatem data przesłania faktury do KSeF, o której mowa w art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, będzie późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazana na tej fakturze, to fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana w polu P_1.
Ważne!
Nie zaleca się dobrowolnie używać trybów online/offline
Podatniku zapamiętaj!
Błędna data fakturowania – błędna data księgowania
Faktury po terminie
W tym wypadku zasady się nie zmieniły i kary z k.k.s. również. Jeśli zaś przy sprzedaży np. w lutym, sporządzi się fakturę 15 marca i w polu P1 poda 15 marca, ale prześle ją do KSeF 18 marca, to będzie to faktura wystawiona po terminie (fakturę należy bowiem wystawić do 15. dnia kolejnego miesiąca).
Należy bezwzględnie przeszkolić kadrę odpowiadającą za wystawianie faktur i księgowość z nowych zasad fakturowania i stosowania dat w trybie online i offline.
