Biura rachunkowe muszą przygotować swoich klientów do obowiązkowego KSeF, który wejdzie w życie w 2026 roku. Pierwszym krokiem jest segregacja klientów na podstawie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Ważne jest zapoznanie się z grupami wyłączeń, które Ministerstwo Finansów określiło, aby prawidłowo zakwalifikować klientów i uniknąć błędów w procesie.
Autor: Luiza Pieprzyk
Wieloletni pracownik organów podatkowych (ponad 15 lat) – specjalista w zakresie podatku od towarów i usług w Polsce i krajach UE, pracujący jako orzecznik, specjalista ds. kontroli handlu wewnątrzwspólnotowego w organach podatkowych, zajmujący się orzecznictwem w zakresie podatku VAT w Polsce i w krajach Unii Europejskiej, realizujący zadania administracji w zakresie kontroli i weryfikacji transakcji wewnątrzwspólnotowych w UE, szkoleniowiec Ministerstwa Finansów. Doświadczony audytor podatkowy, trener pracowników organów kontroli oraz księgowych, doradców podatkowych, biegłych rewidentów i prawników. Od lat wdraża w podmiotach gospodarczych procedury i politykę bezpieczeństwa podatkowego w zakresie VAT w transakcjach krajowych i zagranicznych w ujęciu podatkowym, logistycznym i handlowym. Twórca indywidualnych procedur podatkowych i projektów dla podmiotów polskich i międzynarodowych, realizujących główne cele przesłanek należytej staranności na każdym etapie działalności podmiotu –od kadry menadżerskiej i zarządu po pozostałe działy/ piony w danej jednostce.
Nowe przepisy ustawy o VAT wprowadzają dwa tryby wystawiania faktur w systemie KSeF: online i offline. Warto zapoznać się z nimi, by uniknąć problemów, gdy system stanie się obowiązkowy. Tryb online to natychmiastowa wysyłka faktury do KSeF, podczas gdy tryb offline pozwala na wystawienie faktury i jej dosłanie do systemu w późniejszym terminie, np. w razie awarii. Dowiedz się, jak poprawnie stosować oba tryby, aby uniknąć błędów i zabezpieczyć firmę przed karami.
Historie podatku naliczonego w VAT, jak z powieści kryminalnej zawsze dotyczyły daty otrzymania faktury. Kontrolerzy skarbówki w latach 90. najczęściej sprawdzali tzw. przełom miesięcy i sprawdzali książki nadawcze z poczty – kiedy wpłynęła korespondencja w firmie i jak została zaewidencjonowana. Był to najlepszy sposób na zweryfikowanie daty otrzymania faktury i prawidłowego, terminowego odliczenia podatku naliczonego. Przesuwanie podatku od dokonanych zakupów to była największa broń skarbówki.
Data wystawienia faktury to jeden z najważniejszych elementów dokumentu potwierdzającego transakcje sprzedaży towarów i usług w VAT. Data wystawienia faktury jest istotna z punktu widzenia przepisów podatkowych, ponieważ określa moment, w którym powstaje obowiązek podatkowy w podatku VAT. Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Uwagi zgłaszane MF przez Luizę Pieprzyk do projektu rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur w KSeF oraz rozporządzenia technicznego.
Po obowiązkowym wprowadzeniu KSEF, czyli faktur ustrukturyzowanych, po nowelizacji przepisów Ministerstwo Finansów rezygnuje z rozwiązania stosowania not korygujących – wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców.
Od 15 września obowiązują przepisy, które umożliwią wystawienie e-paragonu w aplikacji MF, tzw. HUB-u paragonowego. Platforma ta pozwala na odbiór e-paragonów bez podawania swoich danych osobowych. Tak działa unikalny identyfikator, który zostaje przypisany do użytkownika po zainstalowaniu aplikacji na telefon. Jednak nie w każdym sklepie będziemy mogli dostać potwierdzenie zakupu w postaci elektronicznej, ponieważ rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami od 15 września obowiązują przepisy, które umożliwią wystawienie e-paragonu w aplikacji MF, tzw. HUB paragonowy. Platforma ta pozwala na odbiór e-paragonów bez podawania swoich danych osobowych. Tak działa unikalny identyfikator, który zostaje przypisany do użytkownika po zainstalowaniu aplikacji na telefon. Jednak nie w każdym sklepie będziemy mogli dostać potwierdzenie zakupu w postaci elektronicznej, ponieważ rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny.
Po obowiązkowym wprowadzeniu KSEF, czyli faktur ustrukturyzowanych, po nowelizacji przepisów Ministerstwo Finansów rezygnuje z rozwiązania stosowania not korygujących – wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców.