Kto i do kiedy nie podlega obowiązkowemu systemowi KSeF?

Kiedy prowadzisz firmę, to doskonale wiesz, jakiego typu podatnikiem jesteś i łatwiej jest ocenić, czy i od kiedy będzie cię obowiązywać obligatoryjne wystawianie faktur w KSeF.

Najwięcej pracy w tym zakresie czeka niewątpliwie biura rachunkowe i to od tej analizy każde biuro powinno zacząć przygotowania do KSeF.

Posegreguj klientów według poniższych kryteriów i rozpocznij dalsze czynności!

Musisz wiedzieć, iż Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
   

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikacyjny każdej wystawionej fakturze.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą podpisu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik, np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
• podmioty wskazane przez podatnika, np. biuro rachunkowe,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym,
• uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.
   

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zgodnie przepisami ustawy ustawy KSeF 2.0 nastąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
• 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty do łącznej wartości sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie.
   

Jak według MF wygląda podział podmiotów etapowo objętych obowiązkiem KSeF?

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych Ministerstwo Finansów podzieliło w swoich wyjaśnieniach na grupy, a zatem zwłaszcza biura rachunkowe powinny uznać ten podział za przydatną instrukcję do klasyfikacji swoich klientów w zakresie KSeF do odpowiedniej kategorii.

Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
   

Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych, tj.

• procedura OSS nieunijna,
• procedura importu IOSS,
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
   

Trzecią grupę włączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym, w tym m.in.:

• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczenie usług udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
• świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
• dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
  • nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP,
  • sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP.
     

Czwartą grupę stanowią wyłączenia z KSeF obowiązujące w okresie przejściowym:

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).