KSeF – najważniejsze informacje
Przypomnijmy: KSeF to platforma teleinformatyczna, w której firmy będą wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać e-faktury. Dzięki temu rozwiązaniu zamiast wysyłać fakturę e-mailem lub ją drukować, przedsiębiorca wystawi ją i prześle w systemie KSeF. System umożliwi także obniżenie kosztów funkcjonowania firm i wprowadzenie jednego standardu faktury.
Ważne!
Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Dzięki KSeF obowiązki przechowywania faktur przejmuje administracja skarbowa.
Wzór faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Struktura logiczna w wersji FA(2) obowiązująca od 1 września 2023 r. będzie stosowana do 31 stycznia 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej będzie struktura logiczna FA(3). Nowy wzór faktury ustrukturyzowanej uwzględnia propozycje zgłoszone przez przedsiębiorców, dostawców oprogramowania oraz przedstawicieli branży księgowej podczas przeprowadzonych w 2024 r. konsultacji w sprawie KSeF.
Robocza wersja struktury logicznej FA(3) jest dostępna na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/
Pamiętaj!
Do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r. stosuje się strukturę logiczną FA(3). Oznacza to, że strukturę logiczną e-faktury w wersji FA(3) wykorzystuje się także do wystawienia (od 1 lutego 2026 r.):
- faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1),
- faktur rozliczających, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1).
Docelowo struktura logiczna FA(3) jako elektroniczny wzór dokumentu zostanie opublikowana na e-PUAP.
Wystawianie faktur
Faktury ustrukturyzowane przedsiębiorca wystawi:
- z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
- przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF.
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należą do nich:
- Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury oraz jej pobranie, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacjapodatnika-ksef-i-inne-narzedzia/);
- aplikacja mobilna KSeF, która pozwala na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca (https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-innenarzedzia/aplikacja-mobilna-ksef/);
- aplikacja e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Aplikacja dostępna jest w e-Urzędzie Skarbowym: https://urzadskarbowy.gov.pl.
Ważne!
KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
W przypadku gdy faktura wysłana do KSeF zostanie odrzucona, to nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF. Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.
Jeżeli fakturze został już nadany numer KSeF, to jedyną formą poprawienia danych w tej fakturze jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Tak zwana faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
Pozostanie rozwiązanie, jakim jest przesyłanie na żądanie organu podatkowego plików JPK_FA, ale nie będzie dotyczyło faktur, które znajdują się w KSeF.
Legislacja
Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U., poz. 1598) – „ustawą KSeF” – został wprowadzony obowiązek wystawiania faktur (e-fakturowania) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 r. Natomiast ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U., poz. 852) odroczono termin wdrożenia obowiązkowego KSeF do dnia 1 lutego 2026 r. w związku ze zdiagnozowanymi problemami w zakresie wydajności systemu, uniemożliwiającymi wprowadzenie obowiązku KSeF w zakładanym terminie. Zebrano szereg postulatów przedsiębiorców dotyczących potrzeby uproszczenia otoczenia prawnego wdrożenia i funkcjonowania obowiązkowego KSeF.
Ważne!
Projekt ustawy obejmujący zmiany w zakresie obowiązkowego e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur jest efektem przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów spotkań konsultacyjnych KSeF, a także konsultacji podatkowych projektu rozwiązań prawnych dotyczących zmian w zakresie obowiązkowego e-fakturowania w KSeF.
Najważniejsze rozwiązania projektu ustawy dotyczące zmian w zakresie obowiązkowego e-fakturowania:
- Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:
- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców,...
