Rozpoczęcie i cel ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących oraz skutki naruszenia tego obowiązku

Celem powyższego obowiązku jest ewidencjonowanie sprzedaży niefakturowanej. Kasy rejestrujące poza niewątpliwie restrykcyjną funkcją fiskalną, przynoszą również wymierne korzyści podatnikom - właścicielom tych kas. Dzięki kasom mogą oni skutecznie kontrolować swoich pracowników pod względem rzetelności obsługi klienta, a głównie uczciwości kasjerów w odprowadzaniu gotówki za sprzedany towar. Kasa pozwala też kontrolować stan zapasów na magazynie i na półkach sklepowych. Wobec powyższego podatnik przed zakupem powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych, wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje jak ww. rejestrację stanów magazynowych lub możliwości rozliczania kasjerów.

Przed zakupem celowe jest również rozważenie, czy właściwym urządzeniem będzie kasa przenośna czy też stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Obecnie te ostatnie cieszą się coraz większym zainteresowaniem ze względu na fakt, iż elektroniczny zapis kopii wydruków na kartę pamięci SD eliminuje konieczność sporządzania kopii papierowych (rolek kontrolnych), co oznacza znaczną oszczędność papieru. Nośnik pamięci jest dostępny dla użytkownika, dzięki czemu możliwe jest łatwe sporządzanie kopii bezpieczeństwa oraz sprawna analiza sprzedaży. Jednocześnie równie znaczącą sprawą przy wyborze kasy jest fakt jakie możliwości gwarantuje dany model kasy w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi, ponieważ konieczność weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatkowych jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika stosującego kasy rejestrujące. Cennych uwag w tym zakresie może również udzielić wybrany, zaufany serwis kas fiskalnych, który niewątpliwe weźmie pod uwagę profil działalności podatnika.

Przy zastosowaniu kas realizowane są również prawa konsumenta w zakresie zapewnienia klientowi prawa do otrzymania dokumentu (paragonu) zawierającego podstawowe dane o mającej miejsce transakcji, a w tym dane o strukturze ceny (wysokości uwzględnionego w niej podatku od towarów i usług). Paragon jest ważny dla klienta, ponieważ: 

1. ułatwia dochodzenie swoich praw w przypadku, kiedy zakupiony towar bądź usługa nie odpowiada jakości deklarowanej przez producenta lub posiada wady; w takich sytuacjach paragon umożliwia klientowi rachunkową i rzeczową kontrolę poprawności rozliczenia transakcji, ponadto pomaga w prowadzeniu porównań cenowych w sieci handlowej;

2. sprzyja uczciwej konkurencji, bowiem kasa rejestrująca jest swoistym elektronicznym licznikiem i rejestratorem obrotów handlowych oraz należności podatkowych związanych z tymi obrotami. Jest wyposażona w specjalnie zabezpieczony moduł pamięci umożliwiający trwały i jednokrotny zapis danych, bez możliwości ich likwidacji, które można wielokrotnie odczytywać. Ponadto, podatnicy biorąc paragon pomagają sobie w sposób pośredni, tzn. zmuszają sprzedawcę do zarejestrowania sprzedaży a następnie zapłaty wynikającego z niej podatku należnego do budżetu państwa. Przyczyniają się także do likwidacji „szarej strefy”, gdyż sprzedawcy nie mają możliwości ukrywania swoich dochodów.

Po dokonaniu wyboru właściwej kasy, podatnik rozpoczynający ewidencję za pomocą kas musi w pierwszej kolejności dokonać fiskalizacji tego urządzenia. Przez fiskalizację kasy rozumie się zgodnie z zapisem § 2 pkt 2 ww. rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego, zatem dokonanie przez serwisanta zaprogramowania nagłówka widniejącego na paragonie fiskalnym, w tym np. NIP, jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną a raz wprowadzone dane po zatwierdzeniu operacji, nie podlegają weryfikacji. Fiskalizację kasy przeprowadza upoważniony do serwisowania danego typu kasy pracownik firmy serwisowej.

Jeżeli podatnik nie jest podatnikiem VAT, to również ważnym jest, aby kasa była zaprogramowana bez stawek podatku VAT. Podatnik przy fiskalizacji kasy potwierdza zgodność wszystkich danych, podpisując w książce serwisowej, iż kasa została zaprogramowana i ufiskalniona zgodnie z jego życzeniem. W tej sytuacji, gdy zostaną popełnione błędy, wniesienie skutecznej reklamacji z powodu wprowadzenia nieprawdziwych danych będzie niestety niemożliwe. Po fiskalizacji kasy, sprzedaż może być dokonywana wyłącznie w trybie fiskalnym, na co niewątpliwie należy uczulić wszystkich użytkowników kasy, ponieważ w przypadku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Kasa rejestrująca dzięki swej konstrukcji i zastosowanym zabezpieczeniom nie posiada bowiem żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci. Kwoty raportów dobowych są magazynowane w niekasowalnej pamięci i na podstawie doko...