Zasady wystawiania faktur w KSeF

Każda e-faktura prawidłowo wysłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który pełni funkcję cyfrowego potwierdzenia autentyczności. Numer ten potwierdza, że dokument został prawidłowo wystawiony i przyjęty przez system. 
Bez numeru KSeF faktura nie ma mocy prawnej. 

Ważne!
Faktura w KSeF zyskuje moc prawną dopiero w momencie przesłania i rejestracji w systemie. Dopóki nie otrzyma numeru KSeF, formalnie nie istnieje.

Wystawianie faktur w KSeF – zasady ogólne

Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Dzięki KSeF obowiązki przechowywania faktur przejmuje administracja skarbowa.

Pamiętaj!
KSeF zapewnia możliwość wystawiania e-faktur. Fakturę może wystawić zarówno sam podatnik, jak i osoba fizyczna przez niego uprawniona lub podmiot uprawniony przez podatnika do wystawiania faktur.

W systemie obsługiwane są też szczególne przypadki wystawiania faktur: 

• samofakturowanie – wystawianie faktur przez nabywcę, 
• faktury VAT RR – dokumentujące zakup produktów rolnych lub usług od rolnika ryczałtowego, 
• faktury wystawiane w ramach egzekucji,
• faktury dotyczące zamówień publicznych.

Podatnik najpierw wygeneruje plik w formacie XML za pomocą oprogramowania, z którego korzysta, a następnie przesyła go do bazy KSeF. Gdy system nada przesłanemu plikowi unikalny numer, stanie się on fakturą.

Pamiętaj!
Faktura ustrukturyzowana:

• od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. jest wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA (3),
• jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF,
• przyjmuje format pliku XML,
• zawiera przydzielony numer KSeF.

Podstawa prawna regulująca fakturowanie za pomocą KSeF znajduje się w Dziale XI, Rozdziale 1 „Faktury”.
Na mocy art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
• przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Art. 106gb ust. 1–4 ustawy o VAT stanowi, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF z założenia dotyczy wszystkich podatników, którzy są zobowiązani do wystawiania faktur na podstawie polskich przepisów, z uwzględnieniem przypadków wyłączenia z tego obowiązku określonych w ustawie – w art. 106gb ust. 4 i w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT.

Ważne!
Do wystawiania faktur w KSeF niezbędne jest posiadanie identyfikatora podatkowego NIP. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. działalność nierejestrowaną lub najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.

Jakie faktury obsługuje KSeF?

Dokumenty, które mogą być wystawiane w KSeF, to:

• faktury podstawowe;
• faktury zaliczkowe;
• faktury rozliczające (końcowe);
• faktury korygujące;
• faktury uproszczone do 450 zł;
• faktury VAT marża;
• faktury dokumentujące transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) i eksport towarów;
• faktury z załącznikiem – dla podatników, którzy złożą wcześniej odpowiednie zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym;
• faktury w procedurze samofakturowania – pod warunkiem nadania przez sprzedawcę uprawnień w KSeF;
• faktury wystawiane w ramach egzekucji (przez komorników sądowych lub organy egzekucyjne);
• faktury w zamówieniach publicznych (PEF) – faktury ustrukturyzowane B2G (Business-to-Government), które po przesłaniu do KSeF (zgodnie ze standardem PEF) oraz nadaniu im numeru KSeF będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną;
• faktury VAT RR oraz faktury VAT RR KOREKTA – dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego.

Dokumenty, których nie obsługuje KSeF

Następujące dokumenty nie są przesyłane do KSeF:

• pro forma,
• noty obciążeniowe,
• noty uznaniowe,
• faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne i załączniki w formie nieustrukturyzowanej,
• rachunki (w rozumieniu Ordynacji podatkowej).

Wystawianie faktury w KSeF krok po kroku

Chcąc wystawić fakturę w KSeF, należy wykonać kilka czynności, które są niezależne od rodzaju programu:

• KROK 1: Weryfikacja zakresu posiadanych uprawnień do wystawiania faktur w KSeF.
• KROK 2: Uwierzytelnienie w programie do wystawiania faktur.
• KROK 3: Wypełnienie danych faktury oraz sprawdzenie ich poprawności.
• KROK 4: Wysłanie faktury do KSeF.
• KROK 5: Uzyskanie nr KSeF i UPO.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Od 1 lutego 2026 r. faktury te mogą być przesyłane do środowiska produkcyjnego za pomocą API KSeF 2.0.
Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatne narzędzia, przy użyciu których od 1 lutego 2026 r. można korzystać z KSeF w wersji produkcyjnej. Należą do nich:

• Aplikacja Podatnika KSeF, umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami, generowanie certyfikatów KSeF, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF;
• Aplikacja Mobilna KSeF, pozwalająca na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca;
• Aplikacja e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Aplikacja dostępna jest w e-Urzędzie Skarbowym.

Tryby wystawiania faktur w KSeF

W systemie KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: online i offline.

Pamiętaj!
Tryb online to wystawianie faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. Plik XML jest przesyłany do KSeF w dniu wystawienia faktury, wskazanym przez podatnika w polu P_1 faktury.
Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłania jej później do systemu w określonym ustawowo terminie. Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego można skorzystać m.in. w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z internetem.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określa art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług. Każdy podatnik może wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie zawiera ograniczeń w tym zakresie.
Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA (3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• niezwłocznie przesyła fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii;
• wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.

Tryb offline oznacza kilka możliwych procedur szczególnych. Należą do nich:

• tryb offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy (stosowany np. w razie problemów z internetem lub z wyboru wystawcy);
• tryb offline-niedostępność KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy (stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF);
• tryb awaryjny, o którym mowa w art. 106nf ustawy (wykorzystywany w przypadku ogłoszonej w BIP i oprogramowaniu interfejsowym awarii KSeF).

Przesyłanie faktur – sesje

Przesłanie faktury do KSeF może odbyć się w ramach sesji interaktywnej lub sesji wsadowej.
Sesja interaktywna polega na przesyłaniu do API KSeF pojedynczych faktur ustrukturyzowanych. Wymogiem koniecznym jest, aby przesyłany plik miał formatXML i był zgodny z opublikowanym aktualnie na ePUAP schematem e-faktury.

Przykład
Podatnik przygotowuje trzy pliki XML. Korzystając z wysyłki interaktywnej, przesyła pojedyncze pliki XML do KSeF. Najpierw przesyła do KSeF plik XML pierwszej faktury, później drugiej, a na końcu trzeciej. Jeśli weryfikacja faktur będzie pozytywna, dla każdej z faktur zostanie przydzielony numer KSeF. Podatnik będzie mógł też pobrać UPO.

W ramach wysyłki interaktywnej obowiązuje maksymalny rozmiar pliku – 1 MB. W sesji interaktywnej nie będzie możliwe wystawianie faktur z załącznikiem (z wyjątkiem tzw. korekty technicznej takiej faktury). Maksymalna liczba faktur w jednej sesji wynosi 10 000.
Sesja wsadowa to wysyłka zbiorcza, pozwalająca na wystawienie wielu faktur jednocześnie. Umożliwia jednorazowe przesłanie do KSeF wielu faktur w pojedynczym pliku ZIP, zamiast wysyłania do systemu każdej z faktur oddzielnie.

Przykład
Podatnik przygotowuje w swoim programie finansowo-księgowym trzy pliki XML. Następnie tworzy z nich paczkę plików ZIP. Korzystając z wysyłki wsadowej, przesyła paczkę plików XML. Jeśli weryfikacja faktur będzie pozytywna, finalnie dla każdej z faktur zostanie przydzielony numer KSeF. Podatnik będzie mógł pobrać UPO.

W ramach wysyłki wsadowej obowiązuje maksymalny rozmiar pliku – 1 MB dla faktury bez załącznika oraz 3 MB dla faktury z załącznikiem. Wystawianie faktur z załącznikiem jest możliwe wyłącznie w sesji wsadowej (z wyjątkiem tzw. korekty technicznej takiej faktury). Maksymalna liczba faktur w jednej sesji wynosi 10 000. W ramach wysyłki wsadowej można wysłać maksymalnie 50 paczek ZIP, każda o maksymalnym rozmiarze 100 MB.

Data powstania obowiązku podatkowego i termin wystawienia faktury

Wdrożenie KSeF nie zmienia zasad określania daty powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy powstaje:

• w momencie dokonania dostawy towarów,
• w momencie wykonania usługi,
• w chwili otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi. Ustawa o VAT nadal będzie zawierać szczególne zasady określania daty powstania obowiązku podatkowego, np. w przypadku usług budowlanych, usług najmu czy dostawy mediów.

Wdrożenie KSeF nie zmienia też terminów wystawiania faktur. Zgodnie z ogólną zasadą faktury na rzecz innego podatnika wystawia się:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę;
• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto zaliczkę na poczet przyszłego dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Ustawa o VAT nadal będzie zawierać szczególne zasady określania terminu wystawiania faktur, np. w przypadku usług budowlanych, usług najmu czy dostawy mediów.

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybie online

Określenie daty wystawienia faktury jest istotne m.in. dla weryfikacji, czy faktura została wystawiona terminowo. Data wystawienia faktury jest widoczna m.in. w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (tzw. UPO).
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF – przy założeniu, że data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF.
W przypadku gdy data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze w polu P_1, to w myśl art. 106nda ust. 16 ustawy faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).

Data wystawienia faktury w trybie offline24

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Tę zasadę stosuje się także wtedy, gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.
Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (zawiera oznaczenie „OFFLINE”);
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (zawiera oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Pamiętaj!
Aby wygenerować drugi kod QR, konieczne jest pobranie certyfikatu KSeF (typu 2).
Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, poza KSeF już po przesłaniu jej do systemu, wówczas faktura jest opatrzona tylko jednym kodem QR – pod którym jest zamieszczony numer KSeF.
W przypadku gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji.

Potwierdzenie skutecznego wystawienia faktury w KSeF – numer KSeF faktury, zbiorczy identyfikator, UPO

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w systemie. Jest nadawany automatycznie przez system po wysłaniu e-faktury i jej przyjęciu do tego systemu. Numer ten zwracany jest w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i sam w sobie nie stanowi elementu pliku XML.
Numer KSeF przydzielony e-fakturze nie jest elementem faktury.
Numeracja KSeF identyfikuje fakturę ustrukturyzowaną w tym systemie, a nie w dokumentacji księgowej. Numerem obligatoryjnym faktury pozostaje nadal numer nadawany na fakturze przez podatnika, numer KSeF jest tylko numerem identyfikującym ten dokument w KSeF.
Zbiorczy identyfikator jest numerem nadawanym dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez jednego sprzedawcę.
Do wygenerowania identyfikatora zbiorczego konieczne jest zadeklarowanie listy numerów KSeF faktur. Identyfikator może wygenerować zarówno wystawca, jak i np. odbiorca faktur. Generowanie identyfikatora zbiorczego możliwe jest zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF, jak i w komercyjnych systemach finansowo-księgowych, które są połączone z API KSeF.
KSeF pozwala też rozkodować identyfikator zbiorczy, czyli umożliwia sprawdzenie, jakie numery KSeF faktur on obejmuje. Możliwe jest też zweryfikowanie na podstawie podanego numeru KSeF, w jakich identyfikatorach zbiorczych został on uwzględniony.
Identyfikator zbiorczy pozwala na wykazanie w tytule płatności jednego identyfikatora dla wielu numerów faktur, które są opłacane.

Ważne!
Urzędowe Poświadczenie Odbioru stanowi formalne potwierdzenie odbioru dokumentu elektronicznego przez KSeF.

W przypadku przesłania do KSeF pliku XML, zgodnego ze strukturą logiczną e-faktury przez osobę lub podmiot do tego uprawniony, po przetworzeniu dokumentu status wysyłki zmieni się na „200” i fakturze zostanie nadany numer KSeF. W systemie dostępne będzie w związku z tym UPO. Jest to odrębny od e-faktury dokument w formacie XML, możliwy do pobrania przez API. System będzie umożliwiał pobranie UPO bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie dla:

• pojedynczych faktur wystawionych w określonej sesji,
• wszystkich faktur wystawionych w określonej sesji (pod warunkiem że wszystkie dokumenty w danej sesji zostały przetworzone i co najmniej jeden dokument otrzymał numer KSeF oraz został trwale zapisany, sesja musi być zamknięta).

Dokument UPO zawiera następujące informacje potrzebne podatnikowi:

• numer referencyjny wysłanego zbioru dokumentów. W przypadku wysyłki interaktywnej jest to numer referencyjny sesji. W przypadku wysyłki wsadowej jest to numer referencyjny paczki, 2; 
  Uwaga! Numer referencyjny sesji nie jest numerem KSeF przesłanej faktury.
• typ identyfikatora, który został wskazany na etapie uwierzytelnienia w systemie. Kontekstem może być np. NIP lub identyfikator wewnętrzny, 3;
• wartość identyfikatora kontekstu uwierzytelnienia, np. 1111111111 (dla typu kontekstu NIP), 4;
• numer nadawany automatycznie po weryfikacji i przyjęciu pliku e-faktury w KSeF, 5;
• kolejny numer faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Wartość znajdująca się w polu P_2 pliku e-faktury przesłanej do KSeF, 6;
• identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy wskazany w polu Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne/NIP, 7;
• data wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Wartość znajdująca się w polu P_1 pliku e-faktury przesłanej do KSeF. Jest to data wystawienia faktury w trybie offline24, trybie offline-niedostępność KSeF oraz trybie awaryjnym, 8;
• data przesłania pliku e-faktury do KSeF. Jest to data wystawienia faktury w trybie online (jeśli jest zgodna z datą w polu P_1), 9;
• data nadania numeru KSeF, która jest datą otrzymania e-faktury przez nabywcę. Przepisy wskazują także szczególne zasady określania daty otrzymania e-faktury, w szczególności w przypadku wystawienia jej na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, 10;
• unikalny ciąg znaków obliczony na podstawie skrótu kryptograficznego faktury o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2, 11;
• tryb wysyłki faktury (online lub offline).

Pamiętaj!
Od 1 stycznia 2027 r. nabywca towaru lub usługi będący podatnikiem czynnym, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz za wystawione w trybie offline – niedostępność KSeF i offline24:

• na rzecz innego podatnika VAT czynnego,
• za pośrednictwem usługi polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych

– będzie zobowiązany podawać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy.

Obowiązek dotyczy również wystawcy faktury, gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty.
Obowiązek ten będzie dotyczył również podmiotów trzecich dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy. W przypadku:

• płatności za pojedynczą fakturę – podawany będzie numer KSeF faktury,
• płatności za więcej niż jedną fakturę – podawany będzie zbiorczy identyfikator dla zbioru faktur, który będzie można wygenerować za pośrednictwem KSeF.

Numer KSeF nie będzie wykazywany, gdy faktury były wystawione w trybie offline – niedostępność KSeF lub offline24, ale nie zostały wprowadzone do systemu w związku z ogłoszoną awarią.

Weryfikacja pliku XML oraz odrzucenie pliku

System KSeF, niezależnie od rodzaju wystawianej faktury:

• weryfikuje zawsze zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd, która jest deklarowana podczas nawiązywania sesji w KSeF (FA (3), FA_RR (1) czy struktura PEF),
• sprawdza, czy osoba, która przesłała fakturę do KSeF, ma do tego odpowiednie uprawnienie.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić z dwóch powodów:

• niezgodności struktury pliku ze wzorem struktury logicznej lub
• z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

KSeF prezentuje podmiotom korzystającym z systemu informacje o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, a w przypadku braku uprawnień do korzystania z KSeF informuje o braku uprawnień.
Przesyłany plik XML musi być zgodny ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej – od 1 lutego 2026 r. jest to struktura FA (3). W przypadku gdy plik XML zawiera błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostały wypełnione, plik zostanie odrzucony.

Ważne!
W przypadku negatywnej weryfikacji system nie przydziela numeru KSeF faktury. Oznacza to, że faktura nie została wystawiona.

W takiej sytuacji należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę. Jeśli w przesłanej paczce znajdzie się jedna błędna faktura, system nie odrzuci całej przesyłki. KSeF sprawdza bowiem każdy plik oddzielnie. Poprawne faktury zostaną przyjęte i otrzymają numery KSeF, a odrzucone zostaną tylko te, które zawierają błędy. Po zakończeniu weryfikacji podatnik otrzyma raport z informacją, które konkretnie dokumenty wymagają poprawy.
Dodatkowo, jeśli do KSeF zostaje przesłana faktura z załącznikiem, sprawdzone zostanie, czy podmiot występujący na fakturze jako sprzedawca złożył wcześniej zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym. 
Jeżeli takie zgłoszenie nie zostało złożone i podatnik nie ma udostępnionej w API KSeF 2.0 tej funkcjonalności (lub taka funkcjonalność została mu odebrana), to przesłana do KSeF faktura z załącznikiem nie zostanie przyjęta przez system. Przesłanką odrzucenia pliku XML przez system jest też wskazana w polu P_1 data późniejsza niż data przesłania pliku XML do KSeF. Przesłanką odrzucenia pliku XML przez system nie jest jednak wskazanie w polu P_1 daty wcześniejszej niż data przesłania pliku XML do KSeF. Jeżeli dana faktura zostanie przesłana do systemu dopiero kolejnego dnia, a nie w dniu wskazanym w polu P_1, to plik nie zostanie z tego powodu odrzucony. Faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data z pola P_1.

Pamiętaj!
KSeF weryfikuje:

• czy dokument (plik XML) jest zgodny z obowiązującym wzorem e-faktury,
• czy są wypełnione pola obowiązkowe, np. czy pole NIP ma odpowiednią liczbę cyfr,
• czy osoba, która wysłała plik, ma odpowiednie uprawnienia.

KSeF nie weryfikuje:

• błędów rachunkowych (obliczeń, stawki VAT),
• poprawności danych kontrahenta.

Jeżeli Krajowy System e-Faktur odrzuci fakturę, nie będzie ona uznana za wystawioną. W takiej sytuacji nie można jej anulować ani wystawić do niej korekty. Dokument nie jest fakturą ustrukturyzowaną, dopóki nie zostanie ponownie wysłany do KSeF. Faktura przesłana jeszcze raz jest uznawana za wystawioną w dniu jej ponownego przesłania do KSeF (skutecznego zarejestrowania na bramce).

Korekta faktury wystawionej w KSeF

W systemie KSeF nie można edytować ani anulować raz wystawionej e-faktury. Oznacza to, że gdy pierwotna faktura została wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, to w przypadku wystąpienia jednego ze zdarzeń wymienionych w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT (np. zmiany podstawy opodatkowania, zwrotu całości lub części zapłaty czy stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury) podatnik wystawia fakturę korygującą za pośrednictwem KSeF. Obowiązek ten wynika z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT. Zatem jedynym sposobem skorygowania faktury, niezależnie od rodzaju błędu, jest wystawienie ustrukturyzowanej faktury korygującej.
Wystawiając fakturę korygującą, warto zwrócić uwagę na pola struktury FA (3), charakterystyczne dla tego typu dokumentów. Należą do nich w szczególności pola:

• RodzajFaktury: „KOR” – oznaczenie wskazywane, jeżeli wystawiana jest faktura korygująca do faktury podstawowej lub uproszczonej, „KOR_ZAL” – oznaczenie wskazywane, jeśli wystawiana jest faktura korygująca do faktury zaliczkowej, „KOR_ROZ” – oznaczenie wskazywane w przypadku faktury korygującej do faktury rozliczającej;
• PrzyczynaKorekty, które pozwala na opisanie przyczyny wystawienia faktury korygującej (obecnie podawanie przyczyny korekty nie jest obowiązkowe);
• TypKorekty, w którym można podać typ skutku korekty w ewidencji VAT, jest to pole nieobowiązkowe, które może przyjmować jedną z trzech wartości: „1” – korekta skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotnej, „2” – korekta skutkująca w dacie wystawienia faktury korygującej, „3” – korekta skutkująca w dacie innej, w tym gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne;
• NrFaKorygowany, w którym podaje poprawny numer faktury korygowanej w przypadku gdy przyczyną korekty jest błędny numer faktury korygowanej; pole wypełniane jest w szczególnym przypadku, gdy przyczyną korekty jest nadanie przez podatnika fakturze pierwotnej błędnego numeru (w takim przypadku błędny numer faktury podaje się w fakturze korygującej w polu NrFaKorygowanej);
• DaneFaKorygowanej – zawiera dane dotyczące faktury korygowanej/faktur korygowanych (m.in. numer faktury, numer KSeF faktury, data wystawienia); element ten może wystąpić wielokrotnie (do 50 000 razy), ponieważ jedną fakturą korygującą można korygować wiele faktur pierwotnych (tzw. korekty zbiorcze);
• P_15ZK – które można wypełnić w przypadku: korekt faktur zaliczkowych (pole zawiera kwotę zapłaty przed korektą), korekt faktur rozliczających (pole zawiera kwotę pozostałą do zapłaty przed korektą);
• KursWalutyZK to kurs waluty stosowany do wyliczenia kwoty podatku w przypadkach, o których mowa w Dziale VI ustawy przed korektą. Pole przeznaczone jest do faktur korygujących faktury zaliczkowe, wystawianych w walucie obcej (w przypadku korekt faktur podstawowych i rozliczających kursy walut przed korektą mogą być podawane na wierszach dotyczących stanu przed korektą). 

Pamiętaj!
Fakturę korygującą wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej. Faktura korygująca powinna zawierać w szczególności numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku korygowania w KSeF faktur, które zostały wystawione przed wprowadzeniem obowiązku korzystania z systemu, taka faktura korygująca musi zawierać numer korygowanej faktury pierwotnej.

Element DaneFaKorygowanej składa się z:

• pola DataWystFaKorygowanej – data wystawienia faktury korygowanej;
• pola NrFaKorygowanej – numer faktury korygowanej;
• sekwencji typu „choice” (wybór), w skład której wchodzą:
  • sekwencja złożona z pól: NrKSeF – znacznik faktury korygowanej wystawionej w KseF, NrKSeFFaKorygowanej – numer identyfikujący fakturę korygowaną w KSeF,
  • pole NrKSeFN – znacznik faktury korygowanej wystawionej poza KSeF.

W związku z tym w przypadku wystawienia faktury korygującej do faktury wystawionej poza KSeF, wskazując dane faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF, podatnik wypełnia: pola DataWystFaKorygowanej, NrFaKorygowanej oraz wskazuje „1” w polu NrKSeFN (potwierdzając, że faktura pierwotna jest fakturą wystawioną poza KSeF).

Niedostępność KSeF

Tryb offline-niedostępność KSeF to rozwiązanie, z którego można skorzystać m.in. w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług.
Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej FA (3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• przesyła ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Pamiętaj!
Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Datą otrzymania faktury w trybie offline jest:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF – dla podatnika podatku od towarów i usług (czynnego lub zwolnionego);
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Faktura wystawiona w trybie offline – niedostępność KSeF udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (zawiera oznaczenie „offline”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (zawiera oznaczenie „Certyfikat”).

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline – niedostępność KSeF.  Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline-niedostępność KSeF, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

Awaria całkowita

Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Sposób postępowania w przypadku awarii całkowitej określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów i usług.
Komunikaty o awarii KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone np. w telewizji, radiu, prasie czy w internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.
Podatnik, chcąc wystawić fakturę w czasie awarii całkowitej:

• wystawi ją w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną;
• nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej;
• nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF po ustaniu awarii;
• przekaże ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym alternatywnym kanałem.

W trybie awarii całkowitej stosuje się ogólne zasady ustawy o VAT. Datą wystawienia faktury jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania faktury jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (poza KSeF).
Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej i przekazywana nabywcy, z założenia poza KSeF, nie jest opatrywana kodami QR – w przeciwieństwie do faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność KSeF) czy trybie awaryjnym, które takimi kodami są opatrywane.
W przypadku zaistnienia, w trakcie awarii całkowitej, przesłanki do wystawienia faktury korygującej – taką fakturę korygującą również wystawia się poza KSeF w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną.

Brak internetu, problemy z łącznością

Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego można skorzystać m.in. w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z internetem.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określa art. 106nda ustawy o VAT.

Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA (3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• niezwłocznie przesyła fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.

Pamiętaj!
Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Tę zasadę stosuje się także, gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.
Faktura wystawiana w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę będącego podatnikiem podatku od towarów i usług przy użyciu KSeF.
Jeżeli jednak nabywcą jest podmiot wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług (np. podatnik zagraniczny, konsument), fakturę udostępnia się w sposób z nim uzgodniony.
Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:

• data data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF – dla nabywcy będącego krajowym podatnikiem podatku od towarów i usług czynnym lub zwolnionym;
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF), powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (zawiera oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (zawiera oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Pamiętaj!
Aby wygenerować drugi kod QR, konieczne jest pobranie certyfikatu KSeF (typu 2). Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, poza KSeF już po przesłaniu jej do systemu, wówczas faktura jest opatrzona tylko jednym kodem QR – pod którym jest zamieszczony numer KSeF.

Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” nabywcy krajowemu z NIP

W przypadku gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji.
Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline24. W stosunku do tak wystawionej faktury korygującej również występuje obowiązek jej przesłania do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu robo­­­czym.
Ponadto, jeżeli wystawiana korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, to najpierw należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF, a następnie dopiero wystawić fakturę korygującą. W fakturze korygującej należy zadeklarować m.in. numer KSeF faktury korygowanej.

Otrzymanie faktury w KSeF

KSeF jest systemem służącym m.in. do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF, nadaniu numeru KSeF faktury, nabywca (Podmiot2), którego identyfikator podatkowy NIP podano w tej fakturze (w polu NIP), otrzymuje ją w tym systemie. Nabywca (lub osoba fizyczna bądź podmiot uprawniony przez nabywcę do dostępu do faktur), po uwierzytelnieniu się w KSeF ma dostęp do wszystkich swoich faktur, w tym faktur zakupowych.

Ważne!
W myśl art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru KSeF.

Należy zatem pamiętać, że nie będzie ważne, kiedy nabywca faktycznie pobierze fakturę, a najważniejszy jest dzień przydzielenia numeru KSeF.
Natomiast, jak wskazuje art. 106na ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, czyli podmiotowi, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, w tym podmiotem zagranicznym lub podmiotem korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME – za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Przepisy dotyczące KSeF nie zmieniają zasady, że elementem koniecznym dla odliczenia VAT pozostaje otrzymanie dokumentu potwierdzającego prawo do odliczenia VAT.

Podstawa prawna
Artykuł 106ga – 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Aplikacja Podatnika KSeF, umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami, generowanie certyfikatów KSeF, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF