Kasy fiskalne on-line

1. Obowiązek ewidencji za pomocą kasy fiskalnej - zasada podstawowa

Zgodnie z art.111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję  sprzedaży  przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Od 1 maja 2019 roku sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być, co do zasady, ewidencjonowana przy zastosowaniu kas on-line posiadających wbudowaną funkcjonalność, która umożliwia połączenie i przesyłanie informacji między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (art. 111 ust.6a ustawy o VAT). Wejście w życie wskazanego obowiązku nie spowodowało od razu braku możliwości dalszego używania przez podatników dotychczas stosowanych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii (art. 145a ust. 1 ustawy o VAT). Jednak możliwość ta stopniowo będzie ograniczana poprzez określenie czynności, które mogą być ewidencjonowane przy zastosowaniu kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii tylko do dnia określonego przepisami (art. 145b ust.1 pkt 1-3 ustawy).
Zgodnie z art. 145b ust. 2 przepis ust. 1 stosuje się tylko do kas rejestrujących, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży w zakresie sprzedaży towarów lub świadczenia usług wymienionych w ust. 1.

2. Obowiązek stosowania kasy fiskalnej on-line

Dla określonych branż kasy online obowiązują już od 1 stycznia 2020 roku. Zgodnie bowiem z art.145b ust. 1 powołanej ustawy, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z  elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w  terminie:

1. do  dnia 31 grudnia 2019 roku - do:
   a)    świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz  motorowerów,
   b)    sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do  napędu silników spalinowych;
2. do dnia 30 czerwca 2020 roku - do:
   a)    świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez  stacjonarne placówki gastronomiczne, w  tym również sezonowo, oraz  usług w  zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
   b)    sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z  węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do  celów opałowych;
3. do  dnia 31 grudnia 2020  r. - do  świadczenia usług:
   a)    fryzjerskich,
   b)    kosmetycznych i kosmetologicznych,
   c)    budowlanych,
   d)    w zakresie opieki medycznej świadczonej przez  lekarzy i lekarzy dentystów,
   e)    prawniczych,
   f)    związanych z  działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w  zakresie wstępu.
    

 
W Ministerstwie Finansów trwają prace nad szczegółami rozporządzenia dotyczącego odroczenia terminu wejścia w życie kas on-line.
Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że system online rejestracji sprzedaży jest kolejnym, uzupełniającym obok JPK narzędziem pozwalającym na uszczelnienie systemu podatku VAT. Skoncentrowany jest w szczególności na ograniczeniu szarej strefy w sprzedaży detalicznej poprzez usprawnienie procesów związanych z rejestrowaniem i kontrolą sprzedaży detalicznej online przy wykorzystaniu kas fiskalnych (zwalczanie nierejestrowanej sprzedaży detalicznej oraz unikania i uchylania się od opodatkowania w zakresie podatku VAT). Zdaniem Ministerstwa, funkcjonujący obecnie system fiskalizacji nie jest dostosowany do realizacji centralnego raportowania transakcji. System taki powinien być wyposażony w narzędzia analityczne do badania prawidłowości prowadzonej przez podatników ewidencji sprzedaży, co pozwoli na skuteczną i efektywną kontrolę z uwagi na zmianę sposobu typowania podmiotów do kontroli. Możliwość zdalnego monitorowania sprzedaży w znacznym stopniu uprości kontrolę bezpośrednią w miejscu wykonywania przez podatników działalności gospodarczej. Aby było to możliwe potrzebny jest powszechny standard połączenia kas fiskalnych z Centralnym Repozytorium, a także z terminalami płatniczymi. Modernizacja systemu kas rejestrujących umożliwi gromadzenie na poziomie centralnym danych na temat obrotu i kwot podatku ewidencjonowanych na poszczególnych urządzeniach. 
Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. 

W związku z wdrożeniem systemu kas online, zmniejszono zakres obowiązków podatników, tj.

• zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (co do zasady kasy rejestrujące online będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas). 
  Fiskalizacja i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie; 
• podatnik użytkujący kasy online nie będzie zobowiązany do drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy online zapewnią klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie będzie zobowiązany do drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.
   

Podatnicy mogą używać kas online na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Wymagane jest jednak, aby zostały one nabyte przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Główny Urząd Miar. Ponadto kasy te muszą posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia. 
Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania podatnikowi informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie (§ 20 rozporządzenia z Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas).

3. Ulga na zakup kasy on-line

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, u których:

• powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line,
• nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, do prowadzenia ewidencji sprzedaży

- mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Warunkiem jest, że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji (art. 111 ust. 4 ustawy). Ulga ta dotyczy tych podatników, którzy po raz pierwszy rozpoczynają prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas (z wyjątkiem branż zobligowanych do wymiany). 
Podstawą do odliczenia jest posiadanie przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra  Finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.
Zatem, jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT czynnym to odliczenia będzie mógł dokonać w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym (§ 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania).
Podatnicy nie będący podatnikami VAT otrzymują zwrot na wniosek złożony do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej (§ 4 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie odliczania). Wniosek ten musi zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, 
• numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu. 

Do wniosku należy dołączyć: 

• kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup,
• kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia). 

Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi z 11.07.2019 r. zamieszczonymi na stronie podatki.gov.pl - Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów wyjaśnił, iż zwrot kwoty wydanej na zakup jest dokonywany na wniosek podatnika złożony do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. 
Zarówno przepisy art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług jak i przepisy rozporządzenia w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika, są przepisami ogólnymi dotyczącymi wszystkich podatników, a nie tylko podatników zobowiązanych do wymiany kas rejestrujących. W odniesieniu do podatników, którzy na podstawie ww. ustawy  zostali zobowiązani do wymiany obecnie używanych kas i prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line, i planują także rozszerzyć działalność o kolejne punkty, odliczenie kwoty wydanej na zakup przysługuje tylko na te kasy, które podlegają wymianie w związku z obowiązkiem użytkowania kas on-line przez dane grupy podatników. Ponieważ przyznanie ulgi w tym przypadku stanowi wyjątek od zasady to należy go traktować bardzo ściśle i wąsko. Ustawodawca bowiem przyznał już raz prawo do odliczenia podatnikom przy nabyciu pierwotnych kas i jednocześnie nie mają oni obowiązku zwrotu w związku z dokonanym wcześniej odliczeniem 
w przypadku wymiany kasy, która zakończy użytkowanie w obowiązującym terminie.

Przykład 1
“A” świadczy usługi kosmetologiczne, nie jest podatnikiem VAT. W kasie, u przedsiębiorcy “A”, wyczerpała się pamięć fiskalna. “A” kupił kasę fiskalną on-line. Od pierwszej kasy odliczono kwotę wydatkowaną na jej zakup. 
“A” może odliczyć ulgę od kolejnej kasy mimo, iż od pierwszej kasy odliczył kwotę wydatkowaną na jej zakup, ponieważ usługi kosmetologiczne zaliczają się do branży objętej obowiązkową wymianą kas na kasy fiskalne on-line od dnia 1 stycznia 2021 r. pod warunkiem rozpoczęcia ewidencji najpóźniej w tym terminie. Wniosek o zwrot kwoty wydanej na jej zakup “A” może złożyć najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpocznie prowadzenie ewidencji sprzedaży. W załączeniu należy przedłożyć kopię faktury i dowodu zapłaty oraz kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy on-line potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży. Fakt poprzednio dokonanego odliczenia i wcześniejszej wymiany kasy nie wpływa w tym przypadku na prawo do odliczenia.

Przykład 2
“B” powadzi działalność gospodarczą głównie związaną ze sprzedażą pieczywa i ciast. Punkty sprzedaży stanowią osobne lokale oprócz jednego punktu, gdzie jednocześnie jest wydzielona część kawiarniana i tam klient spożywa zakupione lody, napoje, kawę, herbatę i różne ciasta. 
Obowiązkowej wymianie będzie podlegała tylko kasa służąca do ewidencjonowania usług związanych wyłącznie z wyżywieniem w placówce gastronomicznej - kawiarni. W stosunku do tej kasy “B” ma prawo do odliczenia ulgi z tytułu jej nabycia. Natomiast pozostałe stosowane kasy mogą być dalej użytkowane aż do momentu wyczerpania ich pamięci. Jeżeli pamięć fiskalna tych kas ulegnie zapełnieniu to „B” może zastąpić je kasami on-line lub kasami z elektronicznym zapisem kopii. Odliczenie na te kasy nie będzie jednak przysługiwało.

4. Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą kasy online 

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. 
Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych. Podczas automatycznej fiskalizacji kasa otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w pamięci chronionej kasy. Zakończenie fiskalizacji potwierdzone jest wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji 
i pobraniem przez kasę i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych. Zasady te wynikają z § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 
29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących. Natomiast, w przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie wskazanych w § 31 ust. 1 pkt 1-3 w/w rozporządzenia czynności, których należy dokonać w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej (§ 14 i 15 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku).
Po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, podatnik zobowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych (§ 17 ust. 1 ww. Rozporządzenia). W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według ustalonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia wzoru (§ 21 rozporządzenia).
 

5. Informacja o zasadach ewidencji 

Prosimy pamiętać o nowym obowiązku wprowadzonym dla podatników. 
Na podstawie § 6 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących podatnik ma obowiązek zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Osoba ta przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby składającej to oświadczenie. Wzór powyższych dokumentów stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia (wzór ten dostępny jest na stronie MF podatki.gov.pl/VAT/Kasy on-line w zakładce Akty prawne).
W załączniku tym wyszczególniono podstawowe zasady, którymi ma obowiązek kierować się pracownik prowadzący u podatnika sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej. W wymienionych punktach określono również szczegółowo zasady wystawiania paragonu fiskalnego tj.:

• każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej;
• sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania; 
• paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.); 
• sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania; 
• sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży; 
• paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej; 
• dokument, który nie zawiera danych wymienionych w pkt powyżej, nie jest paragonem fiskalnym.

Osoba prowadząca u podatnika ewidencję musi być również poinformowana o skutkach nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego.
Obowiązek zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję z obowiązkami w zakresie prowadzenia ewidencji oraz składanie przez te osoby oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami oraz o skutkach nieprzestrzegania ich, ma na celu uświadomienie tym osobom odpowiedzialności karno-skarbowej za naruszanie tych obowiązków. Odebrane przez podatnika oświadczenie jest przechowywane w jego dokumentacji księgowej. 
§25 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących określa, iż w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, paragon fiskalny zawiera co najmniej numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym.
Natomiast paragony fiskalne drukowane przez kasy rejestrujące on-line muszą zawsze zawierać oznaczenie kasjera (§ 23 ust. 1 pkt 23 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące).
Link do oświadczenia: 
https://www.podatki.gov.pl/media/5040/informacja-o-zasadach-ewidencji-i-oswiadczenie-kasy-rejest...