NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY W FAKTURACH VAT

1. Nieterminowe wystawienie faktury

1.1. Nieterminowe wystawienie faktury dokumentującej wydanie towaru lub świadczenie usługi

Termin wystawienia faktury dokumentującej wydanie towaru lub wykonanie usługi określa §9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, a w przypadku, gdy na fakturze podatnik określa wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

W §11 cytowanego rozporządzenia Minister Finansów określił inny termin wystawienia faktury w stosunku do:

1) dostawy lokali i budynków;

2) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;

3) świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych;

4) świadczenia usług wymienionych w poz.140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług (czyli między innymi usług uzdatniania i dostarczania wody, odprowadzaniem ścieków, czy usuwania odpadów);

5) świadczenia usług transportowych;

6) świadczenia usług spedycyjnych i przeładunkowych;

7) świadczenia usług w portach morskich i handlowych;

8) świadczenia usług budowlanych i budowlano-montażowych;

9) dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek), gazet, czasopism i magazynów, drukowanych;

10) świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze;

11) świadczenia usług ochrony osób, ochrony, dozoru i przechowywania mienia;

12) świadczenia usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego;

13) świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej;

14) świadczenia usług komunikacji miejskiej;

15) świadczenia usług druku książek (bez map i ulotek), gazet, czasopism i magazynów;

16) sprzedaży praw lub udzielania licencji i sublicencji, przeniesienia lub cesji praw autorskich, patentów, praw do znaków fabrycznych, handlowych, oddania do używania wspólnego znaku towarowego albo wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, albo innych pokrewnych praw;

17) ustanowienia lub przekształcenia spółdzielczego prawa do lokalu i, w odniesieniu do członków spółdzielni mieszkaniowych, wydania albo przeniesienia własności lokalu lub domów jednorodzinnych;

18) czynności wykonywanych na rzecz członków spółdzielni;

19) wydania towarów przez komitenta na rzecz komisanta;

20) oddania gruntu w użytkowanie wieczyste.

Faktury dokumentujące wymienione powyżej czynności powinny zostać wystawione nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30-tego dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Faktury mogą być wystawione wcześniej niż 30-tego dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego, jeżeli dokumentują czynności wymienione w punktach 2-4 zamieszczonej powyżej listy i jeżeli zawierają informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy faktura.

Przykład

Spółka świadczy na rzecz odbiorcy usługę transportową. Usługa została wykonana 4 sierpnia. Umowa między kontrahentami przewiduje pięćdziesięciodniowy termin płatności. Obowiązek podatkowy z tytułu usług transportowych powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia licząc od dnia wykonania usług. Faktura dokumentująca tę usługę powinna zostać wystawiona nie wcześniej niż 4 sierpnia (30-tego dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego) i nie później niż 3 września (moment powstania obowiązku podatkowego), chyba, że kontrahent dokona wcześniejszej płatności – w takiej sytuacji faktura powinna zostać wystawiona z dniem otrzymania zapłaty.

Szczególny moment wystawienia faktury Minister Finansów przewidział również w odniesieniu do usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe. Zgodnie z §12 cytowanego rozporządzenia, faktury dokumentujące takie usługi wystawia się nie później niż 28-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano tę usługę.

Nieterminowe wystawienie faktury może polegać na jej wystawieniu przed ustawowym terminem albo po tym terminie. Po stronie wystawcy faktury konsekwencją nieterminowego wystawienia faktury może być kara grzywny, wymierzona na podstawie art.62 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy. Ponadto, wystawca faktury, w przypadku nieterminowego wystawienia faktury powinien pamiętać o tym, żeby ująć ją w ewidencji podatkowej za odpowiedni miesiąc, to znaczy za miesiąc, w którym powstał u niego obowiązek podatkowy.

Ryzyko po stronie nabywcy, w przypadku faktury wystawionej zbyt późno w zasadzie nie występuje. Odbiorca faktury obniża podatek należny o podatek naliczony w miesiącu, w którym otrzymał fakturę, a w przypadku faktur dokumentujących dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, świadczenie usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz świadczenie usług wymienionych w poz.140-153, 174 i 175 załącznika numer 3 do ustawy o VAT, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy, w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia podatku w wymienionych powyżej okresach rozliczeniowych, na mocy art.86 ust.11 ustawy o podatku od towarów i usług, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Większy problem po stronie nabywcy pojawia się w momencie, kiedy faktura zostaje wystawiona przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zgodnie z art.86 ust.12 ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku otrzymania faktury z tytułu nabycia towarów i usług przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel albo przed wykonaniem usługi, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje, z pewnymi wyjątkami dotyczącymi faktur dokumentujących nabycie niektórych usług, dla których przewidziany jest szczególny moment wystawienia faktury, z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem lub z chwilą wykonania usługi. W związku z tym, nabywca, który otrzymał przedwcześnie wystawioną fakturę VAT musi uważać, żeby nie obniżyć kwoty podatku należnego o podatek naliczony przed otrzymaniem towaru lub wykonaniem usługi. Na mocy art.12a pkt 2 ustawy o VAT obniżenie podatku w rozliczeniu za dany okres możliwe jest również w przypadku, gdy nabycie prawa do dysponowania towarem jak właściciel lub wykonanie usługi nastąpiło przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej, w której podatnik dokonał obniżenia podatku.

Przykład

Faktura dokumentująca dostawę towaru została wystawiona 4 lipca 2011 roku i dostarczona odbiorcy 8 lipca. Towar został dostarczony odbiorcy 10 sierpnia 2011 roku. Odbiorca ma prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tej faktury w rozliczeniu za lipiec 2011 roku, bo dostawa towaru nastąpiła przed terminem złożenia deklaracji za ten miesiąc.

W orzeczeniu z dnia 18 lutego 2011 roku o sygnaturze I FSK 298/10 Naczelny Sąd Administracyjny wskazał na jeszcze jeden moment, w którym możliwe jest odliczenie podatku wynikającego z faktury wystawionej przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi – jest to moment, w którym zostanie uiszczona płatność, w tej części. W takiej sytuacji faktura może być bowiem potraktowana jako faktura zaliczkowa. Z orzeczenia sądu można wywnioskować, że w celu odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury należy spełnić dwa warunki - zapłaty zaliczki i otrzymania faktury, a ich kolejność jest bez znaczenia. Dokładne streszczenie orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentujemy w zakładce VAT NALICZONY / ZAKUPY, porada: "Kiedy mamy do czynienia z fakturą zaliczkową".

1.2 Nieterminowe wystawienie faktury zaliczkowej

Zgodnie z §10 ust.1 cytowanego powyżej rozporządzenia Ministra Finansów w przypadku, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit.b ustawy o podatku od towarów i usług, dla nabywcy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego.

W przeszłości organa podatkowe kwestionowały prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zaliczkowych wystawionych przed dniem dokonania przedpłaty, interpretując zwrot „potwierdzających dokonanie przedpłaty” w taki sposób, że faktura wystawiona przed otrzymaniem przez sprzedawcę pieniędzy nie może dokumentować dokonania przedpłaty, a zatem taka faktura jest „pustą fakturą” stwierdzającą czynność, która nie została dokonana. Orzecznictwo sądów administracyjnych, w tym przytaczany powyżej wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, a także wyroki: Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 czerwca 2010 roku o sygnaturze I FSK 1079/09 czy Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 4 lutego 2008 roku o sygnaturze I SA/Rz 835/07, podważa jednak tę opinię, wskazując, że faktura zaliczkowa wystawiona przed otrzymaniem przedpłaty staje się dokumentem dającym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca otrzymał zaliczkę.

Przykład

Spółka X 29 lipca 2011 roku wystawiła na rzecz spółki Y fakturę zaliczkową na przedpłatę wynoszącą 100% wartości zamówienia, które ma zostać zrealizowane w listopadzie 2011 roku. Faktura została doręczona spółce Y w dniu wystawienia. Zaliczka została jednak wpłacona 5 sierpnia 2011 roku. Zgodnie z przytoczonym orzecznictwem sądów administracyjnych spółka Y ma prawo do obniżenia podatku należnego o podatek wynikający z przedmiotowej faktury w rozliczeniu za sierpień 2011 roku, bo w tym miesiącu została dokonana przedpłata. Warto zwrócić uwagę na pewną pułapkę dotyczącą faktur zaliczkowych – pomimo tego, że fakturę zaliczkową można wystawić do siedmiu dni po otrzymaniu przedpłaty, obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania przedpłaty powstaje, zgodnie z art.19 ust.11 ustawy o podatku od towarów i usług, z chwilą jej otrzymania. Ustawa nie wiąże zatem momentu powstania obowiązku podatkowego przy zaliczce z momentem wystawienia faktury, tak jak jest to w przypadku dostawy towarów czy świadczenia usług. Warto na to zwrócić uwagę w przypadku przedpłat otrzymywanych na przełomie miesiąca, bo, pomimo że faktura zostanie wystawiona w terminie zgodnym z przepisami, w przypadku wystawienia faktury w miesiącu następującym po miesiącu otrzymania zaliczki, dojdzie do zaniżenia podatku należnego w miesiącu wpływu pieniędzy.

Przykład

Spółka X wpłaciła zaliczkę 28 lipca 2011 roku. Pieniądze na rachunku bankowym spółki Y zostały zaksięgowane 29 lipca. Spółka Y wystawiła fakturę dokumentującą otrzymanie przedpłaty 1 sierpnia. Pomimo tego, że faktura została wystawiona w przewidzianym przepisami terminie, powinna zostać ujęta w ewidencji sprzedaży spółki Y za lipiec 2011 roku, bo obowiązek podatkowy powstał z chwilą otrzymania zaliczki, czyli 29 lipca.

2. Nieprawidłowe dane na fakturze

Elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT...