Nota księgowa a faktura korygująca

Odpowiedź

Faktury korygujące powinno się wystawić w przypadku stwierdzenia błędów w podstawie opodatkowania lub kwocie podatku, zwrotu towarów lub opakowań, zwrotu zaliczki lub stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek części faktury.

Uzasadnienie - czym jest nota uznaniowa

Nota uznaniowa nie jest pojęciem zdefiniowanym w ustawach podatkowych i wprost w ustawie o rachunkowości. W praktyce obrotu gospodarczego wystawia się dokumenty, które nie są fakturami VAT, ale spełniają wymagania dotyczące dowodów księgowych określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (m.in. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość).

Kiedy wystawia się notę księgową?

Noty księgowe są wystawiane w sytuacjach, w których nie jest konieczne wystawienie faktury VAT, czyli np. w wypadku różnego rodzaju świadczeń odszkodowawczych, kar umownych, odsetek. W praktyce spotyka się:

• noty uznaniowe (kredytowe) – wystawia ta strona transakcji, która winna jest jakąś należność i ją uznaje,
• noty obciążeniowe (debetowe) – wystawia ta strona transakcji, która chce obciążyć drugą jakąś opłatą.

Pamiętaj!
Nota księgowa spełnia w takim przypadku funkcję informacyjną, może dokumentować przychód lub koszt uzyskania przychodu, ale nie wywołuje zwykle skutków w podatku od towarów i usług. Noty obciążeniowe stanowią często informację, że kontrahent oczekuje wystawienia faktury korygującej, np. w związku ze spełnieniem warunków do udzielenia rabatu.

Faktura korygująca

Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT podatnik wystawia fakturę korygującą, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 (otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem płatności),
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

W obrocie towarami możliwość wystawienia noty uznaniowej zamiast faktury korygującej zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług jest rzadka i dotyczy właściwie tylko rabatów pośrednich. 

Ważne!
Rabaty pośrednie dotyczą sytuacji, gdy rabat nie jest udzielany bezpośredniemu nabywcy, ale kolejnemu w łańcuchu dostaw. W takim przypadku możliwe jest udzielenie rabatu, pomimo że nie doszło do bezpośredniej sprzedaży pomiędzy podmiotami.

Rabat a faktura korygująca

Jeżeli rabat jest udzielany kolejnemu nabywcy przez producenta, nie ma potrzeby wystawiania faktury korygującej, a podstawa opodatkowania jest dokumentowana notą uznaniową (w wypadku gdy wystawia ją sprzedawca) lub notą obciążeniową (w wypadku gdy wystawia ją odbiorca otrzymujący rabat). Stanowisko to zostało potwierdzone w licznych interpretacjach indywidualnych (m.in. nr 0113-KDIPT1-4012.709.2019.1.IR z dnia 7 stycznia 2020 r.).

Pamiętaj!
W każdym wypadku zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należy wystawić fakturę korygującą. Również stwierdzenie pomyłki, np. w nazwie kontrahenta lub innych jego danych, powoduje konieczność wystawienia faktury korygującej. 

W niektórych sytuacjach to kontrahent może wystawić notę korygującą. Na podstawie art. 106k ust. 1 ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Zatem nota korygująca nie może dotyczyć wszystkich danych zawartych na fakturze, poza: 

• miarą i ilością (liczbą) dostarczonych towarów lub zakresem wykonanych usług;
• ceną jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceną jednostkową netto);
• kwotą wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartością dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawką podatku albo stawką podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
• sumą wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotą podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotą należności ogółem.

Podstawa prawna

• Artykuł 106b ust. 1 pkt 4, art. 106e ust. 1, art. 106j ust. 1, art. 106k ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r., poz. 931);
• art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217 ze zm.).