Obciążenie pracownika kosztami paliwa podlega opodatkowaniu VAT

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lipca 2015 roku nr ILPP2/4512-1-250/15-4/MN.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego zwróciła się Spółka, której pracownicy korzystają z samochodów służbowych (stanowiących własność Spółki, bądź użytkowanych przez nią na podstawie umowy leasingu). W Spółce obowiązuje „Regulamin użytkowania samochodów służbowych”. Samochody te są używane przede wszystkim do wszelkich podróży związanych z wykonywaniem czynności służbowych, jednak, zgodnie z Regulaminem, mogą być również wykorzystywane do celów prywatnych pracowników. Spółka udostępnia pracownikom pojazdy do celów prywatnych nieodpłatnie, ale są oni zobowiązani są do nabycia paliwa, niezbędnego do wykorzystywania samochodów do celów prywatnych, we własnym zakresie i na własny koszt. Ze względu na to, że samochód wyposażony jest w jeden bak paliwa, pracownik tankuje paliwo w danym momencie równocześnie dla celów Spółki, jak i na cele prywatne (co dokumentowane jest jedną fakturą), a ostateczna ilość paliwa nabyta dla celów prywatnych Pracownika kalkulowana jest po jego faktycznym zużyciu. Rozliczenia zakupionego przez pracownika na cele służbowe i prywatne paliwa odbywa się na jeden z dwóch sposobów:

pracownik na stacji paliw tankuje paliwo do samochodu służbowego i dokonuje zapłaty przy użyciu firmowej karty płatniczej, otrzymuje fakturę VAT na całą ilość paliwa, na której jako nabywca wskazana jest Spółka. Z końcem miesiąca Spółka dokonuje kalkulacji wartości paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych. Następnie Pracownik dokonuje na rzecz Spółki zwrotu kosztów paliwa zużytego do jego celów prywatnych (stosowna kwota potrącana jest z wynagrodzenia Pracownika).

pracownik na stacji paliw tankuje paliwo do samochodu służbowego i dokonuje zapłaty za całość zatankowanego paliwa przy użyciu prywatnych środków płatniczych, otrzymuje fakturę VAT na całą ilość paliwa, na której jako nabywca wskazana jest Spółka. Z końcem miesiąca Spółka dokonuje kalkulacji wartości paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych, a następnie dokonuje zwrotu na rzecz pracownika kosztów paliwa zużytego do celów służbowych.

W zależności do sytuacji, powyższe rozliczenia mogą się w całości lub częściowo kompensować w danym miesiącu - w zakresie rozliczeń pomiędzy Spółką i danym Pracownikiem mogą bowiem wystąpić oba powyższe warianty, czyli przepływy finansowe w odwrotnych kierunkach.

Spółka zwróciła się do Dyrektora Izby Skarbowej z zapytaniem o to, czy dokonywanie rozliczeń z tytułu zużycia przez pracownika paliwa do celów prywatnych jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT i czy podlega ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

W odpowiedzi na zapytanie Spółki organ podatkowy uznał, że w obu opisanych przez nią wariantach rozliczeń z pracownikiem po stronie Spółki dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników i Spółka zobowiązana jest do ewidencjonowania tych rozliczeń przy pomocy kasy rejestrującej.

Podstawowym argumentem przemawiającym za opodatkowaniem tego typu transakcji, użytym przez organ podatkowy, jest to, że prawo do rozporządzania paliwem, w przypadkach obu wariantów rozliczeń, nabywa Spółka, gdyż, mimo że to pracownik „technicznie” wykonuje czynności związane z miejscem nabycia, rodzajem, ilością nabywanego paliwa czy sposobem jego wykorzystywania, działa on w tym...