Postępowanie podatkowe

1. Zasady postępowań podatkowych

Prawa i obowiązki uczestników postępowania podatkowego oraz zasady, jakimi organy podatkowe muszą się kierować od wszczęcia postępowania po wydanie decyzji regulują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (dalej: o.p., Ordynacja). Zasady postępowania podatkowego to katalog podstawowych ogólnych zasad mających zastosowanie w postępowaniu podatkowymi, uregulowanych w przepisach art. 120- 129 Ordynacji.  

1.1. Zasada praworządności

Zasada ta oznacza, że organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa, tzn. że organ podatkowy ma prawo i obowiązek stosować wszelkie przepisy, na podstawie których dokonuje merytorycznych rozstrzygnięć. Tym samym podstawą rozstrzygnięć nie mogą być pisma, okólniki czy inne wytyczne niebędące przepisami prawa. Ważne jest również, aby stosowanie przepisu prawa materialnego było oceniane na chwilę zdarzenia dającego podstawę do określania praw czy obowiązków danego podmiotu.

1.2. Zasada zaufania do organów podatkowych

Jest to jedna z najlepiej znanych i najczęściej przywoływanych przez podatników zasad, a oznacza, że sposób prowadzenia postępowania podatkowego powinien budzić u podatnika przekonanie, że odnoszące się do niego działania są prawidłowe i odpowiadają prawu oraz że postępowanie prowadzone jest w sposób bezstronny. Postępowanie podatkowe powinno być prowadzone starannie i poprawnie, z uwzględnieniem wnioskowanych dowodów, które mają istotny wpływ na merytoryczne rozpoznanie sprawy, a także w taki sposób, aby interes podatnika, jak i interes publiczny były traktowane równorzędnie. Jedną z instytucji mających zapewnić zachowanie tej zasady jest możliwość wyłączenia pracownika urzędu skarbowego z postępowania podatkowego, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do obiektywizmu pracownika organu. Wyłączenie pracownika może nastąpić z mocy samego prawa, jak i może dokonać go przełożony pracownika na jego wniosek, wniosek strony lub z urzędu.

1.3. Zasada informacji prawnej

Zasada ta zobowiązuje organy do udzielania niezbędnych informacji i wyjaśnień o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z przedmiotem postępowania. Należy jednak pamiętać, że nie oznacza to obowiązku udzielania porad prawnych, dostarczania teksów prawnych mających zastosowanie w danej sprawie, czy też zawiadamiania podatnika o zmianie reguł opodatkowania.

1.4. Zasada czynnego udziału stron w postępowaniu

Organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Organ może odstąpić od tej zasady jedynie w przypadku, gdy w postępowaniu wszczętym na wniosek strony ma zostać wydana decyzja w całości uwzględniająca ten wniosek oraz w sprawach zabezpieczenia i zastawu skarbowego. Z zasady tej wynikają dla organu podatkowego obowiązki, tzn. zagwarantowanie stronie przed wydaniem decyzji możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Podatnik powinien być odpowiednio wcześnie informowany o każdej czynności postępowania. Podatnik powinien mieć zapewnioną możliwość odpowiedniego przygotowania się do mającej nastąpić czynności. Czynny udział strony w postępowaniu podatkowym jest jej uprawnieniem, nie zaś obowiązkiem, a zatem podatnik może, ale nie musi z tego prawa skorzystać.

1.5. Zasada przekonywania

Zasada ta nakłada na organy podatkowe powinność wyjaśniania stronom zasadności przesłanek, którymi kierują się one przy załatwianiu sprawy. Organ jest obowiązany wydać takie rozstrzygnięcie po przeprowadzeniu postępowania, aby strona była przekonana, iż jest to jedyne i słuszne rozstrzygnięcie danej sprawy w świetle obowiązujących przepisów.

1.6. Zasada szybkości i prostoty postępowania

Od organów podatkowych wymaga się, by działały w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być natomiast załatwiane niezwłocznie. Realizacji tej zasady służą przepisy dotyczące terminów załatwienia sprawy, wezwań, doręczeń, postępowania dowodowego czy też środków obrony przed bezczynnością organu podatkowego.

1.7. Zasada pisemności

Zasada ta oznacza, że sprawy podatkowe muszą być załatwiane w formie pisemnej, chyba że ustawy szczególne stanowią inaczej. Wynika z tego, że nawet czynności dokonywane ustnie (np. wyjaśnienia strony czy zeznania świadków) powinny być utrwalone na piśmie w formie protokołu podpisanego przez stronę. Oznacza to zarówno obowiązek zachowania pisemnej formy aktów kończących postępowanie, czyli decyzji, jak i obowiązek utrwalania na piśmie wszystkich podejmowanych przez organ i stronę czynności, które mają znaczenie dla załatwienia sprawy, w toku postępowania. Chodzi o ochronę pewności ustaleń poczynionych w toku postępowania.

1.8. Zasada dwuinstancyjności

Stronie przysługuje prawo do dwukrotnego rozpoznania i rozstrzygnięcia sprawy: przez organ I i II instancji. Oznacza to obowiązek dwukrotnego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, gdyż organ II instancji nie może ograniczyć się do weryfikacji decyzji wydanej przez I instancję (chyba, że decyzja wydana w I instancji ma charakter ostateczny). Zasada dwuinstancyjności postępowania podatkowego gwarantuje podatnikowi, że jego sprawa zostanie niezależnie oceniona najpierw przez organ podatkowy pierwszej instancji, a następnie przez organ podatkowy drugiej instancji.

1.9. Zasada trwałości decyzji ostatecznych

Decyzje, od których nie służy odwołanie w postępowaniu podatkowym, są ostateczne, co oznacza, że traktowane są jako definitywnie załatwione przez organ. Wzruszenie ich może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach przewidzianych w Ordynacji podatkowej oraz w ustawach podatkowych, w trybach nadzwyczajnych postępowania, mających na celu uchylenie, zmianę tych decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej odwołanie nie przysługuje od decyzji wydanych w drugiej instancji, w postępowaniu jednoinstancyjnym oraz gdy strona uchybiła terminowi do wniesienia odwołania i nie przywrócono jej terminu.

1.10. Zasada ograniczonej jawności postępowania

Zasada ta powoduje, że organ podatkowy nie może dopuścić do udziału w postępowaniu, ani udostępnić akt sprawy innym osobom niż strony i ich pełnomocnicy. Wynika to z obowiązku zachowywania tajemnicy skarbowej. Z zasady tej wynika prawo wglądu do akt sprawy i prawo do ich przeglądania wyłącznie dla podatnika lub pełnomocnika. Wszystkie opisane powyżej zasady powinny być przestrzegane przez organy podatkowe w toku postępowania podatkowego, a ich nieprzestrzeganie skutkuje naruszeniem przepisów prawa.

2. Wszczęcie postępowania podatkowego

Postępowanie podatkowe wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia. Datą wszczęcia postępowania z urzędu jest dzień doręczenia stronie postanowienia o wszczęciu postępowania. Wszczęcie postępowania na wniosek strony nie wymaga wydania postanowienia, ponieważ następuje na skutek wpłynięcia stosownego żądania do organu podatkowego, a datą wszczęcia takiego postępowania jest dzień wpływu wniosku do organu podatkowego.

3. Strona i jej pełnomocnik

Podatnik w postępowaniu podatkowym może działać osobiście lub ustanowić pełnomocnika (art.136 o.p.). Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Postanowienie o wszczęciu postępowania powinno być skierowane do strony i to strona po otrzymaniu takiego postanowienia decyduje, czy we wszczętym postępowaniu będzie reprezentowana przez pełnomocnika ( wyrok WSA w Olsztynie z 15 lipca 2010 roku, sygn. akt I SA/Ol 427/10).

Trzeba pamiętać, że samo umocowanie jest skuteczne tylko wtedy, gdy jest przekazane konkretnemu organowi w ramach konkretnego postępowania, co jest podkreślane także w orzecznictwie sądów administracyjnych: „(…) dopiero od momentu złożenia pełnomocnictwa do akt konkretnej sprawy aktualizują się procesowe obowiązki i uprawnienia pełnomocnika w określonym postępowaniu. Złożenie pełnomocnictwa jest wyrazem woli występowania w danym postępowaniu. Organ nie może zastępować strony w tym zakresie i doszukiwać się istnienia pełnomocnictwa w aktach wszystkich wiadomych mu spraw toczących się przed tym organem, innymi organami administracyjnymi czy też sądami. Zgłoszenie pełnomocnictwa musi być konkretne i wskazywać, że dotyczy określonego postępowania i że celem jego złożenia jest reprezentowanie podatnika w tym właśnie postępowaniu.” (wyrok NSA z 26 czerwca 2012 roku, Sygn. akt II FSK 2539/10).

4. Terminy załatwiania spraw

Art.139 o.p. ma na celu dyscyplinowanie organów podatkowych przy załatwianiu spraw podatkowych, a co za tym idzie niedopuszczenie do ich przewlekłości czy wręcz bezczynności. Bez zbędnej zwłoki powinny być załatwiane wszystkie sprawy wymagające przeprowadzenia postępowania dowodowego, w których został już zebrany materiał dowodowy, jednakże ocena dowodów i wydanie rozstrzygnięcia nie powinno trwać dłużej niż miesiąc. W przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej termin na jej załatwienie może ulec wydłużeniu do dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym (prowadzonym przez Izbę Skarbową) powinno nastąpić nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić podatnika, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie, podatnikowi służy ponaglenie do organu podatkowego wyższego stopnia oraz do Ministra Finansów, jeżeli sprawa nie została załatwiona przez organ II instancji.

5. Doręczanie pism w postępowaniu podatkowym

Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. Pokwitowanie ma formę własnoręcznego podpisu z zaznaczeniem daty, w której doręczenie zostało dokonane. Pisma doręcza się stronie, a jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Należy wówczas pamiętać, że dla obliczania wszystkich terminów decydujące znaczenie ma w takim przypadku właśnie data doręczenia pisma pełnomocnikowi, a nie stronie. Jeżeli strona ma ustanowionych co najmniej dwóch pełnomocników wskazane jest wyznaczenie jednego z nich jako właściwego do doręczeń. W przeciwnym przypadku organ podatkowy sam dokona wyboru pełnomocnika, do którego będzie kierował pisma.

Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu. Pisma mogą być doręczane również w siedzibie organu podatkowego lub w miejscu pracy lub w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. Ustawodawca przewidział również możliwość tak zwanego „doręczenia zastępczego”. Polega ono na tym, iż w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy domu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Doręczenie zastępcze z prawnego punktu widzenia jest równoznaczne z odebraniem pisma przez osobę, do której zostało ono faktycznie skierowane.

Jeżeli mimo wszystko organ podatkowy nie może w żaden sposób doręczyć pisma, jest ono przechowywane przez okres 14 dni, w urzędzie pocztowym lub w urzędzie miasta lub gminy. Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w tych miejscach. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Zawiadomienie to umieszcza się najczęściej w skrzynce pocztowej i w takim przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dnia, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji. W wypadku trudności organ podatkowy podejmuje środki analogiczne do tych jakie mają zastosowanie do osób fizycznych.

Czasami adresat odmawia przyjęcia pisma, wówczas zwraca się je nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takich przypadkach, uznaje się, że zostało ono doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

PAMIĘTAJ: podatnicy maja obowiązek zawiadomić organ podatkowy o każdej zmianie swojego adresu. W razie zaniedbania tego obowiązku pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.

6. Dowody w postępowaniu podatkowym

W związku z wszczętym postępowaniem podatkowym organ prowadzący sprawę zobowiązany jest do podjęcia wszelkich działań, mających na celu dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego, jak również okoliczności towarzyszących sprawie, co stanowi jedną z podstawowych zasad prowadzenia postępowania podatkowego. Dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, m.in. księgi podatkowe, deklaracje, zeznania świadków, opinie biegłyc...