Zasady zwrotu VAT

Zwrot VAT – zasady ogólne

Artykuł 87 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że w przypadku gdy kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy.

Pamiętaj!
Można odliczyć VAT i otrzymać zwrot podatku jedynie z faktur, które dotyczą działalności opodatkowanej VAT (co wynika z art. 86 ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT) oraz z faktur, które nie naruszają wyłączeń zawartych w art. 88 ustawy o VAT.

Zwrot VAT jest konsekwencją sytuacji, w której w danym okresie rozliczeniowym kwota podatku naliczonego (czyli kwota podatku wynikająca z faktur zakupowych) jest wyższa od kwoty podatku należnego (czyli kwoty podatku wynikającego z faktur sprzedaży).
Podatnik może wówczas przenieść nadwyżkę na następny okres rozliczeniowy lub wystąpić o jej zwrot na rachunek bankowy (art. 87 ust. 1 ustawy o VAT). Prawo do odliczenia VAT wynika z zasady neutralności VAT. Zgodnie z nią VAT obciąża dopiero ostatecznego konsumenta, a nie przedsiębiorcę – podatnika VAT nabywającego towary i usługi w celu prowadzenia swojej działalności gospodarczej.
Zatem gdy kwota podatku naliczonego jest w danym okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma następujące możliwości:

• wystąpić o zwrot różnicy podatku na rachunek bankowy;
• wystąpić o zwrot różnicy podatku na rachunek VAT, czyli rachunek używany przy podzielonej płatności VAT;
• przenieść nadwyżkę na następny okres rozliczeniowy;
• może też część kwoty wykazać do zwrotu, a część do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy (np. w sytuacji gdy w kolejnym okresie przewiduje podatek do zapłaty).

Ważne!
Urząd zwraca różnicę VAT (nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym) tylko na wniosek podatnika.

Wniosek o zwrot VAT składa się, wypełniając odpowiednie pola w części deklaracyjnej pliku JPK_V7M lub JPK_V7K, wskazując zarówno kwotę zwrotu, jak i wybrany termin. Jeżeli podatnik nie wybiera zwrotu, nadwyżka pozostaje do rozliczenia w kolejnym okresie (miesiącu lub kwartale).

• W pliku JPK_VAT w części deklaracyjnej kwotę nadwyżki do zwrotu należy wykazać:
• W polu P_53: Wysokość nadwyżki podatku naliczonego nad należnym (pole opcjonalne). Podaje się również podatek naliczony, który w związku z brakiem czynności opodatkowanych podlega przeniesieniu na następny okres rozliczeniowy lub zwrotowi. W tym polu podaje się także wysokość ulgi na zakup kas rejestrujących nieodliczoną od podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym. W przypadku braku pole pozostaje puste.
• W polu P_54: Wysokość nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do zwrotu na rachunek wskazany przez podatnika (pole opcjonalne). Podaje się wysokość różnicy podatku podlegającą zwrotowi na rachunek bankowy podatnika oraz do zaliczenia na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. W przypadku braku pole pozostaje puste.

Kolejnym krokiem jest wybór terminu zwrotu.
Urząd zwraca nadwyżkę VAT na rachunek bankowy podatnika w ciągu:

• 40 dni – standardowy termin zwrotu na rachunek bankowy (obowiązujący od 1 lutego 2026 r.);
• 180 dni – termin wydłużony, jeśli podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykonywał czynności opodatkowanych VAT;
• 25 dni – termin skrócony, który ma zastosowanie, gdy podatnik spełnia warunki opisane w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT (m.in. jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT przez ostatnie 12 miesięcy i złoży potwierdzenia zapłaty faktur przelewami) albo zgodnie z art. 87 ust. 6a ustawy o VAT wniósł o zwrot nadwyżki VAT na rachunek VAT;
• 15 dni – termin preferencyjny dotyczący wyłącznie podatników VAT, którzy dokonują rejestracji transakcji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, a ponad 80% tych transakcji jest realizowana w formie bezgotówkowej.

Pamiętaj!
Termin zwrotu liczy się od dnia złożenia rozliczenia VAT (pliku JPK), w którym wykazano kwotę nadwyżki VAT naliczonego nad należnym do zwrotu.

Naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć powyższe terminy (z wyjątkiem zwrotu na rachunek VAT), jeżeli uzna, że dokonanie zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji, czyli chce sprawdzić, czy zwrot na pewno przysługuje.

Terminy zwrotu VAT

Termin podstawowy – 40 dni
Zwrot różnicy podatku następuje w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia przez podatnika na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym, o którym mowa w odrębnych przepisach, lub na wskazany przez podatnika rachunek banku mającego siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, jako zabezpieczenie udzielanego przez ten bank lub przez tę kasę kredytu, na podstawie złożonego przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do złożenia deklaracji podatkowej, sporządzonego na piśmie, nieodwołalnego upoważnienia organu podatkowego, potwierdzonego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową udzielających kredytu, do przekazania tego zwrotu (art. 87 ust. 2 ustawy o VAT, zdanie pierwsze). Należy przy tym pamiętać o zastrzeżeniach z ust. 6, 6a i 6d.
40 dni to podstawowy termin zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym od dnia złożenia rozliczenia pliku JPK_VAT. Termin ten ma zastosowanie do okresów rozliczeniowych przypadających od 1 lutego 2026 r.
Aby wykazać ten zwrot w deklaracji, należy wypełnić: P_560 – podać cyfrę „1” (co oznacza wybór „tak”), aby wskazać, że podatnik ubiega się o zwrot w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.
Większość programów księgowych po zaznaczeniu opcji „zwrot 40 dni” automatycznie wstawi wartość „1” do pola technicznego P_560 w generowanym pliku XML.

Termin 180 dni
W przypadku gdy podatnik nie wykonał w okresie rozliczeniowym czynności opodatkowanych na terytorium kraju oraz czynności wymienionych w art. 86 ust. 8 pkt 1, podatnikowi przysługuje zwrot kwoty podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu od podatku należnego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą na terytorium kraju lub poza tym terytorium, w terminie 180 dni od dnia złożenia rozliczenia, z zastrzeżeniem art. 86 ust. 19. Na sporządzony na piśmie wniosek podatnika urząd skarbowy dokonuje zwrotu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, w terminie 60 dni, jeżeli podatnik złoży w urzędzie skarbowym zabezpieczenie majątkowe. Przepisy ust. 2 zdanie drugie i trzecie, ust. 2a–2c oraz ust. 4a–4f stosuje się odpowiednio (art. 87 ust. 5a ustawy o VAT).
Jak wynika z przywołanego przepisu, ustawodawca wprowadził tzw. wydłużony termin zwrotu – 180 dni od dnia złożenia deklaracji. Dotyczy on sytuacji, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik:

• nie wykazał sprzedaży opodatkowanej VAT,
• wykazuje wyłącznie nadwyżkę podatku naliczonego.

W praktyce chodzi o sytuację, w której podatnik wykazuje wyłącznie zakupy, bez sprzedaży dającej podstawę do zwrotu na zasadach ogólnych. Termin ten może zostać skrócony do 60 dni, jeśli podatnik złoży pisemny wniosek i odpowiednie zabezpieczenie majątkowe.

Pamiętaj!
Zabezpieczenie majątkowe może być złożone w formie:

• gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej;
• poręczenia banku;
• weksla z poręczeniem wekslowym banku;
• czeku potwierdzonego przez krajowy bank wystawcy czeku;
• papierów wartościowych na okaziciela o określonym terminie wykupu wyemitowanych przez Skarb Państwa lub Narodowy Bank Polski, bankowych papierów wartościowych i listów zastawnych o określonym terminie wykupu, wyemitowanych we własnym imieniu i na własny rachunek przez podmiot mogący być gwarantem lub poręczycielem zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej (art. 87 ust. 4a ustawy o VAT).

Aby poprawnie wybrać ten zwrot w części deklaracyjnej JPK_VAT, uzupełnia się następującą pozycję: P_58 – wpisuje się cyfrę „1” (co oznacza wybór „tak”), aby zawnioskować o zwrot w terminie 180 dni.

Termin 25 dni
W tym terminie podatnik może uzyskać zwrot:

• na rachunek bankowy, ale tylko po spełnieniu określonych warunków lub
• na rachunek VAT, bezwarunkowo.

Termin 25 dni – zwrot na rachunek bankowy
W celu uzyskania zwrotu na rachunek bankowy w terminie 25 dni należy spełnić szereg warunków.
Na mocy art. 87 ust. 6 ustawy o VAT urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

1. kwoty podatku naliczonego, wykazane w deklaracji podatkowej, z wyłączeniem kwoty podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczonej w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazanej w deklaracji, wynikają z:
   a) faktur dokumentujących kwoty należności, które zostały w całości zapłacone za pośrednictwem rachunku bankowego podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, wskazanego w zgłoszeniu identyfikacyjnym, o którym mowa w odrębnych przepisach,
   b) faktur, innych niż wymienione w lit. a, dokumentujących należności, jeżeli łączna kwota tych należności nie przekracza 15 000 zł,
   c) dokumentów celnych, deklaracji importowej oraz decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2–3 oraz art. 34, i zostały przez podatnika zapłacone,
   d) importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, jeżeli w deklaracji podatkowej została wykazana kwota podatku należnego od tych transakcji;
2. kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł;
3. podatnik złoży w urzędzie skarbowym, nie później niż w dniu złożenia deklaracji, potwierdzenie zapłaty należności, o których mowa w pkt 1 lit. a;
4. podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot w terminie 25 dni:
   a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
   b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1–3, przy czym przepisy ust. 2 zdanie drugie i trzecie, ust. 2a–2c oraz ust. 4a–4f stosuje się odpowiednio.

Możliwość korzystania z 25-dniowego terminu wyłącza art. 87 ust. 6c ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że podatnikowi, w przypadku którego stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r., poz. 236, 1222 i 1871 oraz z 2025 r., poz. 222, 621 i 622), nie zapewniał możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2025 r., poz. 611) w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, nie przysługuje zwrot różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, w terminie, o którym mowa w ust. 6, za okres rozliczeniowy:

1. w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za sześć kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym;
2. za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku.

Pamiętaj!
Zatem do uzyskania zwrotu na rachunek bankowy w terminie 25 dni wymagane jest, aby:

• kwoty podatku naliczonego wynikały wyłącznie ze wskazanych wyżej dokumentów, były zapłacone za pośrednictwem rachunku bankowego zgłoszonego do US;
• podatnik złożył w US potwierdzenie zapłaty tych płatności nie później niż w dniu złożenia deklaracji;
• kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach i wykazana na deklaracji nie przekraczała 3000 zł;
• podatnik przez 12 miesięcy poprzedzających dany okres rozliczeniowy był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i składał za ten okres deklaracje JPK_V7;
• podatnik nie naruszył obowiązku zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego.

Aby poprawnie wybrać ten zwrot, w części deklaracyjnej JPK_VAT uzupełnia się pole: P_56 Zwrot na rachunek rozliczeniowy podatnika w terminie 25 dni (pole opcjonalne). Podaje się „1” w przypadku wyboru zwrotu w terminie 25 dni od dnia złożenia rozliczenia. W przeciwnym przypadku pole pozostaje puste.

Termin 25 dni – zwrot na rachunek VAT
Na mocy art. 87 ust. 6a i 6b ustawy o VAT, na wniosek podatnika zawarty w złożonej deklaracji podatkowej, urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku, o której mowa w ust. 2, na rachunek VAT podatnika w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia.
Zwrot różnicy podatku, o którym mowa w ust. 6a, jest dokonywany przez urząd skarbowy przy użyciu komunikatu przelewu, o którym mowa w art. 108a ust. 3, w którym urząd skarbowy wskazuje w miejsce informacji, o których mowa w art. 108a ust. 3:

1. pkt 1 i 2 – kwotę odpowiadającą zwracanej kwocie różnicy podatku,
2. pkt 3 – okres rozliczeniowy, którego dotyczy wniosek o zwrot,
3. pkt 4 – numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Ważne!
Jeśli podatnik wystąpi o zwrot 25-dniowy na rachunek VAT, a nie na zwykły rachunek bankowy, nie musi spełniać dodatkowych warunków określonych w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT.

Zwrot w terminie 25 dni na rachunek VAT jest prostą opcją. Jeżeli podatnik wybierze odpowiedni wniosek w rozliczeniu, urząd dokonuje zwrotu na rachunek VAT w terminie 25 dni od dnia złożenia rozliczenia. Co istotne, Ministerstwo Finansów potwierdza, że dla tego trybu nie trzeba spełniać dodatkowych warunków właściwych dla tzw. zwykłego 25-dniowego zwrotu. Z praktycznego punktu widzenia jest to rozwiązanie szybkie, jednak należy przy tej opcji pamiętać, że środki znajdujące się na rachunku VAT podlegają ograniczeniom.
Rachunek VAT jest tworzony dla przedsiębiorcy przez bank automatycznie jako dodatkowe konto, do każdego rachunku założonego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli do rachunku rozliczeniowego w banku lub w SKOK. Jest on specjalnym rachunkiem bankowym zakładanym w celu przyjmowania przelewów VAT realizowanych w modelu split payment (podzielonej płatności). Rachunek VAT nie jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Oprócz opcji, kiedy kontrahent musi zapłacić w modelu podzielonej płatności, można dobrowolnie uzgodnić z kontrahentem taką formę zapłaty, np. zapisem w umowie handlowej, informacją na fakturze, ustaleniem poprzez e-mail lub telefoniczne. Po takich uzgodnieniach, gdy kontrahent płaci za fakturę, kwota netto wpływa na zwykły rachunek rozliczeniowy, a kwota VAT – na rachunek VAT.

Pamiętaj!
Przedsiębiorca, dla którego prowadzony jest rachunek VAT, nie ma pełnej swobody w zakresie dysponowania środkami zgromadzonymi na tym rachun...