Najczęściej popełniane błędy przy wystawianiu faktur – wskazówki dla księgowych

 

Ze statystyk wynika, że w 2019 roku w ok. 94% kontroli wykazano nieprawidłowości, a w 2020 roku – ok. 86%. Jak uniknąć kar finansowych i przejść przez kontrole podatkowe w 2021 roku? Przygotuj się razem z nami - weź udział w kursie, podczas którego otrzymasz zestaw podpowiedzi, co sprawdzić, jak poprawić, jakie procedury wprowadzić w firmie, aby uzyskać pewność, że wszystkie podatkowe rozliczenia przeprowadzane są prawidłowo. Redakcja

 

1. Kiedy należy wystawić fakturę VAT

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w  art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o  podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z  terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w  pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w  pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o  których mowa w  pkt 1 i  2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt  4.

Pamiętajmy, że zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

2. Kiedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w  odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art.  43 ust.  1, art.  113 ust.  1 i  9 lub przepisów wydanych na podstawie art.  82 ust.  3 (art.106b ust. 2 ustawy o VAT).
Należy jednak pamiętać, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. czynności, o  których mowa w  ust. 1 pkt  1, z  wyjątkiem czynności, o  których mowa w  art. 19a ust.  5 pkt  4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z  wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z  ust. 1,
2. sprzedaż zwolnioną, o  której mowa w  ust. 2, z  zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118.
   - jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w  terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w  którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art.106b ust.3 ustawy o VAT).

3. Faktura do paragonu

W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na  rzecz  podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na  potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (art.106b ust. 5 ustawy o VAT).

Ważne: W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w  wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na  tej fakturze. W stosunku do  osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się (art.106b ust. 6 ustawy o VAT).

Prosimy pamiętać, że ww. przepisów ust. 5 i 6 nie stosuje się do  podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z  wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z  kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).
Istotne jest, aby w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do  egzemplarza faktury pozostającego 
u podatnika dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Przepis ten nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w  przypadkach gdy wartość sprzedaży i  kwota podatku są zaewidencjonowane w  raporcie fiskalnym dobowym kasy oraz w przypadku, gdy paragon stanowi fakturę uproszczoną. W  przypadku gdy faktura w  formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w  dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z  danymi identyfikującymi tę fakturę (art.106h ustawy o VAT).

4. Terminowe wystawienie faktury

1.1. Terminowe wystawienie faktury dokumentującej wydanie towaru lub świadczenie usługi

Podstawową zasadę dot. terminu wystawienia faktury dokumentującej wydanie towaru lub wykonanie usługi określa art. 106i ust. 1. Zgodnie z tym przepisem fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w  którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z  zastrzeżeniem ust. 2-9. 
W art. 106i ust.3 ustawy o VAT określono inne terminy wystawienia faktury, w zależności od rodzaju sprzedawanego towaru lub usługi. 
Fakturę wystawia się nie później niż:
a) 30. dnia od dnia wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych; 
b) 60. dnia od dnia wydania: książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i  4903 00 00) - z  wyłączeniem map i  ulotek - oraz gazet, czasopism i  magazynów, drukowanych (CN 4902);  
c) 90. dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i  4903 00 00) - z  wyłączeniem map i  ulotek - oraz gazet, czasopism i  magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art.  28b, stanowiących import usług;
d) z upływem terminu płatności (z  wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług) dla:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług:
  -        telekomunikacyjnych,
  -        najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o  podobnym charakterze,
  -        ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i  przechowywania mienia,
  -     stałej obsługi prawnej i  biurowej,
  -        dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  -        wymienionych w  poz.  24-37, 50 i  51 załącznika nr  3 do ustawy, czyli m.in. usług związanych z  uzdatnianiem i  dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, z  handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych, z  odprowadzaniem i  oczyszczaniem ścieków, ze zbieraniem odpadów, usuwaniem odpadów, przetwarzaniem odpadów, z  odkażaniem i  czyszczeniem 

Prosimy pamiętać, że w  przypadku dostawy towarów wymienionych powyżej w pkt b, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów (art.106i ust.4 ustawy o VAT).
W  przypadku, o  którym mowa w  art. 29a ust.  12 tj. w  przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego - fakturę wystawia się nie później niż:

1. 7. dnia od określonego w  umowie dnia zwrotu opakowania;
2. 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w  umowie nie określono terminu zwrotu opakowania (art.106i ust.5 ustawy o VAT).

Natomiast w przypadkach, o  których mowa w art. 106b ust. 3 tj. wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru lub usługi - fakturę wystawia się:

1. zgodnie z zasadą ogólną - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w  którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
2. nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o  którym mowa w pkt 1 (art.106i ust.6 ustawy o VAT).

Szczególny moment wystawienia faktury Minister Finansów przewidział również w odniesieniu do usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe. Zgodnie z §6 Rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 roku w  sprawie wystawiania faktur, faktury dokumentujące takie usługi wystawia się nie później niż 28-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano tę usługę.

Ważne: Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
• otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty (art.106i ust.7 ustawy o VAT).

Pamiętajmy jednak, że ww. przepis ust.  7 pkt  1 nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostawy i  świadczenia usług, o  których mowa w  art. 19a ust.  3, 4 i  ust. 5 pkt  4 tj. usług, dla których w  związku z ich świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń i wymienione w opisanym wyżej pkt 1.1. lit. d - jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (art.106i ust.8 ustawy o VAT).

Nieterminowe wystawienie faktury może polegać na jej wystawieniu przed ustawowym terminem albo po tym terminie. Po stronie wystawcy faktury konsekwencją nieterminowego wystawienia faktury może być kara grzywny, wymierzona na podstawie art. 62 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy. Ponadto, wystawca faktury, w przypadku nieterminowego wystawienia faktury powinien pamiętać o tym, żeby ująć ją w ewidencji podatkowej za odpowiedni miesiąc, to znaczy za miesiąc, w którym powstał u niego obowiązek podatkowy.
Ryzyko po stronie nabywcy, w przypadku faktury wystawionej zbyt późno w zasadzie nie występuje. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje bowiem zasadniczo w rozliczeniu za okres, w  którym w  odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy i nie wcześniej niż w  rozliczeniu za okres, w  którym podatnik otrzymał fakturę (co wynika z art.86 ust. 10 i 10b ust.1 ustawy o VAT).
Większy problem po stronie nabywcy pojawia się w momencie, kiedy faktura zostaje wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego. W związku z tym, nabywca, który otrzymał przedwcześnie wystawioną fakturę VAT musi uważać, żeby nie obniżyć kwoty podatku należnego o podatek naliczony przed powstaniem obowiązku podatkowego. 

1.2. Terminowe wystawienie faktury zaliczkowej

Zgodnie z art.106i ust.2 ustawy o VAT, w przypadku, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o  której mowa w art. 106b ust.  1 pkt  4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w  którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit.b ustawy o VAT, dla nabywcy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty).
Warto zwrócić uwagę na pewną pułapkę dotyczącą faktur zaliczkowych – pomimo tego, że fakturę zaliczkową można wystawić do 15 dni po otrzymaniu przedpłaty, obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania przedpłaty powstaje, zgodnie z art.19a ust.8 ustawy o VAT, z chwilą jej otrzymania. Warto na to zwrócić uwagę w przypadku przedpłat otrzymywanych na przełomie miesiąca, bo, pomimo że faktura zostanie wystawiona w terminie zgodnym z przepisami, w przypadku wystawienia faktury w miesiącu następującym po miesiącu otrzymania zaliczki, dojdzie do zaniżenia podatku należnego w miesiącu wpływu pieniędzy.

5. Prawidłowe dane na fakturze

Elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT zostały wymienione w art.106e ust.1 ustawy o VAT. Natomiast art. 106e ust. 2-4 wymienia co powinna zawierać lub co można pominąć np. w przypadku: 
-    świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z  art. 119 ust.  1 kwota marży,
-    dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża, 
-    sprzedaży zwolnionej, 
-    świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, dla których miejscem świadczenia jest miejsce określone zgodnie z  art.  28k ust. 1, jeżeli usługodawcą jest podmiot zagraniczny,o  którym mowa w  art. 131 pkt  2, zidentyfikowany na  potrzeby procedury szczególnej, o  której mowa w  dziale XII w  rozdziale 7,
-    gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w  euro tj. faktura uproszczona.

Art.106f ustawy o VAT odnosi się do faktury zaliczkowej i wymienia co taka faktura powinna zawierać.
Częstym błędem popełnianym w wystawianych fakturach są pomyłki w danych zawartych na fakturze, na przykład błędne dane dotyczące sprzedawcy lub nabywcy, oznaczenia towaru lub usługi, czy wartości towarów i usług. W przypadku pomyłek dotyczących zwłaszcza dostawcy lub nabywcy, oznaczenia towaru lub usługi, czy też na przykład daty sprzedaży, zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nabywca towaru, który...