Zakończenie pracy i tryb postępowania z kasą rejestrującą w przypadku likwidacji działalności gospodarczej – protokół z odczytania pamięci kasy

Odczyt dokonywany jest z udziałem pracownika urzędu oraz serwisanta. Na powyższy odczyt można się również umówić z pracownikiem urzędu skarbowego prowadzącego obsługę podatników stosujących kasy fiskalne za pośrednictwem serwisu prowadzącego serwis konkretnych kas rejestrujących. Obowiązek dokonania odczytu wynika z zapisu § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008r. Nr 212, poz. 1338 z późn. zm.). Na podstawie dokonanego odczytu sporządzany jest protokół. Możliwe są w tym zakresie dwie sytuacje - odczyt może być dokonany w miejscu prowadzenia ewidencji za pomocą kas (co obecnie jest stosowane rzadko), lub w siedzibie urzędu. Wyboru pomiędzy tymi dwoma możliwościami należy dokonać w porozumieniu z urzędem skarbowym. Obecnie, w wielu urzędach dopuszcza się, po pisemnym lub telefonicznym uzgodnieniu, zgłoszenie się serwisanta i podatnika z wydrukowanym odczytem oraz książką serwisową i w ich obecności dokonuje się czynności spisania protokołu, następnie podpisywanego przez wszystkie strony. Podatnik, który nie dopełni obowiązku odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, nie jest co prawda narażony na sankcję z ustawy o podatku VAT, czy też rozporządzeń w sprawie kas rejestrujących, ponieważ sankcje za to przewinienie nie zostały przez ustawodawcę przewidziane. Nie oznacza to jednak, że podatnikowi nie grożą z tego tytułu żadne konsekwencje.

Protokół z odczytania zawartości pamięci należy zaliczyć do informacji podatkowych, o których mowa w art. 85 Ordynacji podatkowej. Zapis art. 80 § 1 Kodeksu karnego skarbowego nakłada na podatnika karę grzywny do 120 stawek dziennych, jeśli ten wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej.

Odczyt kasy ma na celu dokonanie następujących czynności:

1. dokonanie oględzin kasy,

2. dokonanie oględzin plomb,

3. wydrukowania łącznego raportu okresowego za cały okres pracy kasy.

Warto również sprawdzić, czy zostały wydrukowane wszystkie dokumenty emitowane przez kasę tj. raporty fiskalne dobowe oraz raporty za okresy miesięczne, do których wydrukowania zobowiązuje podatników zapis § 7 ust. 1 pkt 2 wyżej cytowanego rozporządzenia. Po zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym ich wydrukowanie nie będzie możliwe.

Zmieniły się również zasady przechowywania pamięci kasy fiskalnej. Stosownie do § 7 ust. 9 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, obowiązek przechowywania pamięci kasy fiskalnej nie dotyczy sytuacji, gdy był dokonany odczyt pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy i fakt ten potwierdzają zapisy protokołu. Obowiązek ten również nie dotyczy sytuacji, kiedy producent krajowy lub importer dokonujący wymiany pamięci fiskalnej kasy potwierdzi w książce kasy brak możliwości odczytu pozostałej części zapisów tej pamięci niezawartych w protokole.

Do dnia 1 grudnia 2008 r. pamięć fiskalna kasy, była przechowywana przez producenta lub importera przez okres 3 miesięcy od daty odczytania, a po tym okresie - komisyjnie niszczona. Obecnie zatem, po dokonaniu odczytu i spisaniu protokołu, podatnik zostaje w posiadaniu tylko obudowy kasy rejestrującej. Jeżeli jednak powyższego obowiązku nie dopełni, to w myśl zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 przechowuje pamięć przez okres wymagany w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 ze zm.), w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) i zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

O przeznaczeniu kasy rejestrującej pozbawionej modułu fiskalnego decyduje podatnik. Wprawdzie Minister Finansów w piśmie z dnia 7 września 2005 r., sygn. US IV/II/443-52/05 stwierdził, że po likwidacji działalności kasy nie można odsprzedać osobom trzecim, ale trzeba ją zwrócić odpłatnie uprawnionemu serwisantowi, importerowi lub producentowi. Niemniej jednak, przepisy prawa nie nakładają takiego obowiązku. Obudowę w cenie rynkowej można sprzedać każdemu przedsiębiorcy, który może ją wykorzystać np. jako element dekoracyjny. Kasy nie można sprzedać osobie fizycznej, bo praca w trybie fiskalnym została zakończona, zatem sprzedaż na rzecz osób fizycznych jest niemożliwa. Sprzedaż obudowy może być dokonana za symboliczną złotówkę. Przy odpłatnym zbyciu należy pamiętać o wystawieniu faktury. Ponieważ sprzedażą kas rejestrujących mogą zajmować się tylko producenci krajowi i importerzy, którzy posiadają potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar o spełnieniu przez te kasy funkcji zapewniających prawidłową ewidencję oraz kryteria i warunki techniczne, stąd też spotyka się interpretację, iż obudowa winna być sprzedana tylko do serwisu, gdyż jest częścią urządzenia o szczególnym przeznaczeniu, które może być wykorzystane na części zamienne, taką interpretację może potwierdzać również zapis § 2 pkt 3 i 14 ww. rozporządzenia oraz art. 111 ust. 6b ustawy o VAT. Gdy obudowa jest zabierana przez serwisanta nieodpłatnie w zamian za usługę sporządzenia protokołu - wówczas obie strony winny wystawić sobie faktury: Podatnik za dostawę obudowy kasy a serwisant: za usługi serwisowe w równych cenach. Jeżeli serwisant zabiera kasę nieodpłatnie wówczas Podatnik ma obowiązek naliczyć należny podatek VAT od nieodpłatnego przekazania towaru.

Likwidacja kasy może także nastąpić poprzez oddanie obudowy firmie zajmującej się recyklingiem, złomowaniem. Można również dokonać fizycznej likwidacji we własnym zakresie. O ile, przy likwidacji przez osobę trzecią Podatnik będzie dysponował dokumentem zewnętrznym, o tyle gdy dokona tego we własnym zakresie, będzie musiał szczególnie starannie sporządzić wszelkie dokumenty likwidacyjne. Należy zachować wszystko, co może być dowodem likwidacji kasy: kwity, rachunki za wywóz, potwierdzenia odbioru, umowy.

Ważna jest zatem kolejność wykonywanych działań przy likwidacji działalności:

1. należy umówić się z serwisantem oraz urzędnikiem i dokonać czynności odczytania pamięci fiskalnej i spisania protokołu,

2. dokonać sprzedaży bądź likwidacji kasy,

3. złożyć zgłoszenie likwidacji działalności i sporządzić spis z natury.

Aby nie wykazywać kasy rejestrującej w spisie z natury należy po wymontowaniu pamięci fiskalnej dokonać fizycznej likwidacji kasy, bądź sprzedać obudowę po cenie rynkowej.

Warto przypomnieć również zapis art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług, który stanowi, że podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego i zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości. Jednocześnie w myśl art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania, wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez 5 lat. Ze względu na techniczne trudności w realizacji tego wymogu, w rozporządzeniu dopuszczono możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Jeżeli chodzi o przechowywanie papierowych kopii paragonów fiskalnych, to w § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2011r., zmieniającego rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 140, poz. 818) czytamy, iż na podstawie nowego brzmienia § 19 ust. 1: kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy zobowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Dla okresu przechowywania paragonów istotne znaczenie ma nie moment wystawienia paragonu, tylko samo dokonanie sprzedaży. Jednocześnie 2-letni okres nie dotyczy przechowywania kopii faktur emitowanych przez kasę rejestrującą oraz elektronicznych kopii paragonów, które dziś można stosować.

Pozostaje jeszcze jedna ważna kwestia do przeanalizowania przez podatnika likwidującego działalność gospodarczą, a mianowicie, czy nie nastąpił obowiązek zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, oczywiście takiej analizy należy dokonać tylko w takim przypadku, jeśli odliczenia takiego podatnik dokonał. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2010r. Nr 257, poz. 1733), podatnicy którzy nabywając kasy skorzystali z ulgi, a następnie likwidując działalność gospodarczą zaprzestali użytkowania tych kas, przed upływem trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, są zobowiązani do zwrotu ulgi na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

1. Miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

2. Kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne,

3. Do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu w przypadku Podatników, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT.

Powyższą kwotę wpisuje się w deklaracji dla podatku od towarów i usług, najczęściej w pozycji 43, dotyczącej spisu z natury (sposób dokonania tej czynności określają wewnętrzne ustalenia we właściwym Urzędzie Skarbowym).

Poniżej wzór protokołu z czynności odczytania pamięci fiskalnej kasy rejestrującej.

PROTOKÓŁ

z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy

Nazwa / Imię i Nazwisko użytkownika kasy: .......................................................................................................................................................

Adres użytkownika kasy ........................................................................................................... NIP .................................................................

Miejsce instalacji kasy ......................................................................................... Numer unikatowy ..................................................................

Numer fabryczny .............................................................................................. Numer ewidencyjny ..................................................................

Data zakończenia działalności ................................