Faktury elektroniczne w praktyce

1. Podstawy prawne stosowania faktur elektronicznych

Podstawą do zmiany zasad wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur elektronicznych była Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 roku zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Jednym z założeń przedmiotowej dyrektywy była zmiana wymogów dotyczących fakturowania elektronicznego po to, by zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody, ponieważ, w ocenie Rady Unii Europejskiej, fakturowanie elektroniczne może pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty i zwiększyć konkurencyjność. Zgodnie z założeniami Rady faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć. Państwa członkowskie zostały zobowiązane do transpozycji przepisów Dyrektywy do ustawodawstwa krajowego najpóźniej do 31 grudnia 2012 roku i do stosowania nowych przepisów od 1 stycznia 2013 roku.

Polski ustawodawca zdecydował się na dużo wcześniejsze przeniesienie przepisów Dyrektywy na grunt krajowy, bo rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych) weszło w życie już 1 stycznia 2011 roku, jednak rozporządzenie to nie do końca dokładnie odzwierciedliło założenia dyrektywy, co spowodowało, że pojawiły się pewne kontrowersje, na przykład odnośnie prawidłowości faktury elektronicznej w formie zwykłego, niezabezpieczonego pliku PDF. Sprawiło to, że wielu przedsiębiorców nadal „broni się” przed stosowaniem tego rodzaju dowodu księgowego.

W 2011 roku Dyrekcja Generalna ds. Podatków i Unii Celnej w Komisji Europejskiej wydała noty wyjaśniające do Dyrektywy Rady 2010/45/UE, które pomagają rozwiać niektóre wątpliwości związane ze stosowaniem e-faktur, jednakże, jak informuje Dyrekcja, „noty te nie są prawnie wiążące – stanowią jedynie praktyczne i nieformalne wskazówki na temat stosowania prawa unijnego na podstawie poglądów Dyrekcji”.

2. Warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej

Rozporządzenie Ministra Finansów określa trzy podstawowe warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej: uzyskanie akceptacji odbiorcy odnośnie tego sposobu przesyłania, zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury oraz zapewnienie integralności jej treści.

Poniżej szczegółowo omówimy każdy z tych warunków.

2.1. Akceptacja odbiorcy

Zgodnie z §3 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W notach wyjaśniających Komisja Europejska wskazuje, że „Biorąc pod uwagę, że faktury w formie papierowej i elektronicznej powinny być traktowane na równi, akceptacja faktury elektronicznej przez odbiorcę może być określona podobnie jak w przypadku uznania faktury papierowej za przyjętą przez odbiorcę. Może to obejmować akceptację na piśmie – formalną lub nie – albo też domniemane przyjęcie na przykład poprzez realizację lub zapłatę otrzymanej faktury”.

Z takim rozumieniem akceptacji nie zgodził się jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, który w wyroku o sygnaturze I SA/Kr 2184/11 z 17 lutego 2012 roku nie potwierdził, że akceptacja odbiorcy faktury VAT może być dorozumiana, polegająca na braku sprzeciwu złożonego przez niego w rozsądnym terminie wobec zmian wprowadzających zapisy o wyrażeniu zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej do regulaminu świadczenia usług. Sąd Administracyjny podkreślił przy tym, że „Zgoda taka może być (…) wyrażona nie tylko w formie pisemnego oświadczenia przesłanego w formie papierowej lub mailem, ale np. poprzez zaakceptowanie zmian regulaminu świadczenia usług, czy poprzez zaznaczenie w formularzu zamówienia odpowiedniego pola dotyczącego formy w jakiej zamawiający chce otrzymać fakturę VAT. Z regulacji rozporządzenia wynika zatem, że akceptacja ta oznacza wyraźne, a nie dorozumiane, przekazanie wystawcy faktury VAT zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej”.

Mając na uwadze powyższe podejście wyrażone w orzecznictwie, należy zadbać o to, żeby przed rozpoczęciem przesyłania odbiorcy faktur w formie elektronicznej, posiadać jego wyraźną zgodę, wyrażoną w którejś z opisanych przez Sąd formie. Poniżej przedstawiamy wzór oficjalnego pisma zawierającego akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej.

…………………………………………………….

(Miejscowość, dnia)

……………………………………………….

……………………………………………….

……………………………………………….

(Nazwa i adres firmy akceptującej)

Akceptacja faktur w formie elektronicznej

Stosownie do regulacji §3 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej niniejszym akceptuję przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej przez ………………………………………………………………………………………….......................................................….

(Nazwa, adres i NIP dostawcy – wystawcy faktury)

Akceptacja dotyczy wyłącznie faktur wysyłanych z adresu e-mail: …………………...………………….......................................................................……

(adres e-mail dostawcy – wystawcy faktury)

na adres e-mail: ………………………………………………………………………………………...........................................................................……………

(adres e-mail odbiorcy – firmy akceptującej)

Akceptacja zostaje udzielona od dnia wystawienia niniejszego dokumentu.

….......................…………………………………………………………

(podpis i pieczęć osób upoważnionych do reprezentowania firmy)

 

 

.

Zgodnie z §3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

2.2. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury

Zgodnie z §2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z unijnymi notami wyjaśniającymi zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury to obowiązek leżący w gestii zarówno podatnika otrzymującego dostawę towarów lub usług jak i podatnika dokonującego tej dostawy / świadczącego usługi. Dostawca ze swojej strony musi być w stanie zapewnić, że faktura została faktycznie wystawiona przez tego dostawcę / usługodawcę lub też wystawiona w jego imieniu i na jego rzecz, a może tego dokonać poprzez prowadzenie rejestru faktur w dokumentacji księgowej. Odbiorca faktury musi natomiast być w stanie zapewnić, że faktura została otrzymana od dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Dyrekcja Generalna ds. Podatków i Unii Celnej wskazuje tu dwie możliwe ścieżki postępowania:

• zapewnienie tożsamości dostawcy lub usługodawcy poprzez dane (adresowe, NIP) umieszczane na fakturze w połączeniu z zastosowaniem wszelkich mechanizmów kontroli biznesowej zapewniających wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturami a transakcją, w celu upewnienia się, że dostawca / usługodawca wskazany w fakturze w rzeczywistości dokonał dostawy towarów / zrealizował usługi, których dotyczy faktura. O mechanizmach kontroli biznesowej napiszemy więcej w dalszej części artykułu;

• zapewnienie tożsamości wystawcy faktury na przykład za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego lub EDI. To rozwiązanie jest w pełni bezpieczne i wymienione wprost w przepisach jako zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, jednakże wiąże się z pewnymi kosztami i nieco komplikuje stosowanie faktur elektronicznych.

W praktyce, jeżeli kontrahenci nie zdecydują się na zastosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI) ani bezpiecznego podpisu elektronicznego, moim zdaniem mogą zapewnić autentyczność pochodzenia faktury poprzez formalne uzgodnienie (np. w piśmie akceptacyjnym) adresu e-mail, z którego będą przesyłane faktury oraz poprzez zwykłą kontrolę biznesową, identyczną jak w przypadku faktur papierowych, czyli sprawdzenie (i ewentualne udowodnienie organowi podatkowemu w trakcie kontroli), że dany dostawca / usługodawca miał prawo wystawić daną fakturę na daną kwotę, czyli, że dostarczył towar lub wyświadczył usługę wymienioną na fakturze. W tym przypadku należy jednak pamiętać o zachowaniu konsekwencji w dalszym postępowaniu i o nie akceptowaniu faktur pochodzących z innego adresu e-mail niż formalnie uzgodniony z dostawcą.

W sytuacji, gdy kontrahenci zdecydują się na udostępnianie faktur np. po zalogowaniu na bezpieczne strony internetowe dostawcy / usługodawcy, moim zdaniem dla zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury, poza zapewnieniem przez dostawcę bezpieczeństwa strony, rozumianego jako brak możliwości ingerencji osób trzecich w umieszczone na niej treści, wystarczy zwykła kontrola biznesowa, opisana powyżej.

2.3. Zapewnienie integralności treści faktury

Zgodnie z §2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Spełnienie tego warunku bez wątpienia zapewni skorzystanie z elektronicznej wymiany danych (EDI) czy użycie podpisu elektronicznego, jednakże niektórzy przedsiębiorcy decydują się na wysyłanie faktur elektronicznych bez takich zabezpieczeń. Przepisy nie precyzują w jakim formacie powinny być wysyłane faktury elektroniczne, jednak wymóg zapewnienia ich integralności niejako wymusza na podatnikach rezygnację z formatów łatwo edytowalnych (np. format pliku .doc czy .xls). Powszechnie uważa się, że najtrudniej edytowalnym i zarazem najlepiej spełniającym wymóg zapewnienia integralności treści faktury jest format .pdf. Pomimo, że od wejścia w życie rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych minęło już półtora roku, nadal nie jest do końca jasne, czy w świetle polskich przepisów faktura w formacie niezabezpieczonego podpisem pliku PDF spełnia wymogi zapewnienia integralności treści. Ministerstwo Finansów uchyla się od udzielenia jasnej odpowiedzi na to pytanie – w indywidualnych interpretacjach podatkowych wyraża stanowisko, że faktury w postaci pliku PDF są dokumentami prawidłowymi, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. W indywidualnej interpretacji numer IPPP2/443-1397/11-6/IŻ z 3 kwietnia 2012 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie napisał wprost, że „ocena kryteriów technicznych w zakresie zapewnienia integralności i autentyczności otrzymywanych przez Spółkę faktur nie jest rolą tut. Organu”. W związku z tym, w obecnym stanie prawnym, rekomenduje się jednak zabezpieczanie plików w formacie PDF przynajmniej zwykłym, niekwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Warto je...