Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2015 roku nr IBPP3/4512-27/15/MN.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która w ramach wykonywanej działalności gospodarczej, otrzymuje od swoich kontrahentów do zaksięgowania dużą ilość faktur zakupowych. W chwili obecnej prowadzi prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów do zamiany na obieg i archiwizację w dedykowanym, dziedzinowym systemie elektronicznym „Workflow”.

Planowany obieg dokumentów zakupu, ich ewidencjonowanie i przechowywanie, a także późniejsza archiwizacja odbywać się będą według schematu. Schemat ten dotyczyć będzie wyłącznie faktur kosztowych, dotyczących innych zakupów niż zakup towarów na cele handlowe. W przypadku faktur towarowych obieg oraz archiwizacja dokonywana będzie w formie dokumentów papierowych – reguła ta nie dotyczy jedynie dokumentów, dla których podpisano z kontrahentem zgodę na przekazywanie faktur w formie elektronicznej „e-faktury”. Tym samym w Spółce oraz u Zleceniobiorcy istnieć będą równolegle dwa niezależne systemy obiegu faktur przychodzących.

System Workflow będzie zapewniał przechowywanie elektronicznych obrazów zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

• wszystkim użytkownikom łatwe ich odszukanie w archiwum elektronicznym;

• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych;

W momencie uruchomienia Workflow, archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów zakupu będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Faktury zakupu trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie do postaci obrazu elektronicznego, będą niszczone.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy w...