Przechowywanie faktur a prawo do odliczenia podatku VAT

Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 1 czerwca 2015 roku nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS.

Sytuacja Podatnika

O wydanie indywidualnej interpretacji do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która działa na rynku usług outsourcingowych. Do prowadzenia swojej działalności w sposób efektywny, a przede wszystkim dla potrzeb świadczenia usług na rzecz Klientów, wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie księgowe i wspomagające, które pozwala m.in. na skanowanie dużej ilości dokumentów, jakie wpływają w formie papierowej i ich procesowanie w środowisku elektronicznym. Zeskanowane dokumenty, którymi przede wszystkim są faktury kosztowe, są indywidualnie oznakowywane przez przypisanie im niepowtarzalnego oznaczenia, i umieszczane na specjalnym serwerze. Wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści, przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są przechowywane przez Spółkę na dedykowanym serwerze przez wymagany do tego okres czasu. Jednocześnie Spółka archiwizuje papierowe dokumenty w sposób tradycyjny oznaczając je takim samym numerem jak odpowiednik elektroniczny.

W najbliższym czasie Spółka planuje wykorzystać swoje doświadczenie i możliwości informatyczne do wdrożenia systemu tzw. elektronicznego przechowywania dla wszystkich rodzajów dokumentów. W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest działanie polegające na ich zeskanowaniu i archiwizacji w bazie a następnie ich utylizacji. Spółka wskazuje że faktury, których dotyczy niniejsze wystąpienie są wystawiane na nią jako na nabywcę. Jako że działalność spółki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług w całości, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, dokonywane zakupy, a przez to też faktury dokumentujące te zakupy są dla niej źródłem podatku naliczonego podlegającego odliczeniu zgodnie z art. 86 ww. ustawy.

W obecnej chwili Spółka nie planuje łączyć repozytorium faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, z tym gdzie będą przechowywane zeskanowane obrazy faktur otrzymanych w formie papierowym. Zatem po wdrożeniu projektu będzie miała dwa archiwa dokumentów źródłowych: jedno archiwum dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz drugie z elektronicznymi obrazami dokumentów papierowych. Obydwa będą zabezpieczone w zakresie ich integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. Obydwa będą zapewniały czytelność dokumentów i dostęp w każdym czasie i niezwłocznie. Będą przechowywane co najmniej przez okres czasu wymagany do upływu terminu przedawnienia.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się do organu podatkowego z zapytaniem, czy w przypadku gdy będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych.

Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej

Od...